كتابة إميل بشكل احترافي بتعتبر من الأساسيات اللي لازم تبقي موجودة عند أي موظف، عشان -بنسبة كبيرة - بيدخل في صميم شغله، بداية من الشركة اللي بيخاطبها عشان يقدم على وظيفة فيها للإميلات اللي ممكن يبعتها لمديره المباشر في الشغل أو مدير الـ HR، وكمان ما بينه وبين زمايله؛ عشان كده في البوست ده هنعرفك إزاي تكتب إميل بطريقة سهلة، وهنعرفك الأخطاء اللي ممكن تقع فيها وانت بتكتبه، عشان في النهاية الإيميل بتاعك يخرج بشكل احترافي.

أول حاجة وقبل ما تبدأ في كتابة الميل لازم تحدد مين الشخص أو الجهة اللي انت بتخاطبها، وبناءًا على ده هتختار لغة الكتابة وفي أغلب الأحيان بتكون الإنجليزية – باستثناء بعض دول الخليج -وكمان بتحدد الطريقة إذا كانت رسمية ولا نص نص، وبعد كده بتبدأ في كتابة الميل بتاعك، وهنا لازم تعرف إن أي ميل بيتكون من 3 أجزاء رئيسية:

(التحية greeting – نص الرسالة body text – الخاتمة end).

1) التحية greeting:

• بتبدأ بتحية رسمية زي (Dear Mr. or Mrs. or Ms. …. …) وتحط إسم المدير بتاعك مثلا، بس فيه اعتبارات لازم تاخد بالك منها، زي إنك لو بتخاطب شخص لأول مرة، ومفيش سابق معرفة ما بينكم هتستخدم كلمة (Hello) بدل (Dear)، ويفضل تحط اسم وظيفته قبل إسمه زي (Dear DR…)، ولو متعرفش تخصصه استخدم (Mr. – Mrs. -Ms.).

• بعد كده هتحط تاني عبارة للتحية وبردو لو شخص أو جهة أول مرة تخاطبها هتحط عبارة (hope everything is well)، ولو شخص على معرفة بيه، وليكن مديرك مثلا هتستخدم عبارة أخف شوية زي Hope all is going great with you))، لكن لو زميلك في العمل ممكن تختار صيغة أقل رسمية زي (How are you doing).

2) نص الرسالة body text:

• ابدأ بطريقة جذابة تخلي اللي يقرا رسالتك حابب يكملها، خصوصًا لو كنت بتخاطب جهة عمل لأول مرة، وعشان اختصر عليك ابدأ على طول بالسبب المباشر للإيميل بتاعك ، يعني ادخل في صلب الموضوع على طول زي (Regarding to our last meeting, my notes are…) وهكذا.

• متحاولش تكون سلبي حتى لو باعت إيميل تلوم فيه شخص على تقصيره في حاجة معنية، حاول تخلي الشخص حابب يكمل الإيميل بتاعك للآخر، وراعي إن الأسلوب ميكونش حاد عشان كلامك ميتفهمش غلط.

• بلاش تستخدم كلمة (أنا) عمال على بطال؛ عشان بتدي انطباع مش حلو، فلو لاحظت إنها متكررة كتير حاول تقللها وتستخدم ضمائر تانية.

• فيه حاجة تانية مهمه قوي وهي إنك تتجنب استخدام الاختصارات غير الرسمية زي ( ur or & or pls) في الإيميلات الرسمية.

• حاول متزودش عن 3 فقرات وكل فقرة متزدش عن 3 سطور عشان اللي بيقرا يكمله للآخر وميملش.

3) الخاتمة End:

وبتتكون من 3 أجزاء (الهدف من الميل باختصار – الشكر – التوقيع)

• بتوضح هدفك من الميل باختصار، مثلًا لو عايز الشخص اللي هتبعتله الميل يبعتلك فايل أو يبص على ال CV بتاعتك هتقوله ( (Kindly check my resume in the attachments المهم يكون طلبك واضح ومباشر وبصيغة مؤدبة عشان كده بتستخدم كلمة (Kindlly or please).

• بعد كده بتشكره في آخر الميل، وهنا بتستخدم عبارات زي (Have a nice day -See you there -All the Best -Best Regards).

• بعدين بتوقع باسمك في آخر الميل، وبتضيف معلومات التواصل بتاعتك زي رقم تليفونك أو البريد الإلكتروني.

بعد ما بتكتب الميل بتراجعه أكتر من مرة وتتأكد من الصياغة بتاعته وإنه مفهوش أخطاء لغوية، وعلامات الترقيم مظبوطة وبكده بيكون الميل بتاعك جاهز للإرسال، وهنا فيه تلت حاجات لازم تخلي بالك منهم:

- أول حاجة خانة ال (subject): ودي بتحط فيها عنوان للإيميل بتاعك، وميكنش أي كلمتين وخلاص؛ عشان ده اللي بيحدد إذا كان الإيميل بتاعك هيتفتح ولا لأ، فحاول تخليه عنوان جذاب.

- بعد كده خانة (To): ودي بتحط فيها عنوان البريد الإلكتروني اللي عايز تبعتله الإيميل، وممكن تحط أكتر من إيميل لكذا شخص، ومعاك لحد 100 إيميل ممكن تضيفهم.

- الخانة التالتة هي (CC): ودي بتحط فيها عنوان بريد إلكتروني لشخص عايزه يشوف الإيميل، مثلا لو بتبعت لزميلك في الشغل وعايز المدير يشوفه بتحط إيميل المدير في خانة ال CC.

وبكده تكون خلصت وتقدر تدوس send، ونصيحة أخيرة لازم تتدرب نفسك على طريقة كتابة الإيميلات بشكل احترافي قبل ما تتقدم لوظيفة أو حتى في وظيفتك الحالية؛ وده لأن أي غلطة في الإيميل اللي انت بتبعته محسوبة عليك، لأنه بياخد صفة رسمية وبيكون بمثابة إقرار منك بالمحتوي الموجود فيه.