عندما تتأزم الأمور وتصبح فوضوية للغاية، يأتى أحدهم بقدرات تنظيمية فعالة ويساعد في إعادة ترتيب الأمور ودفعها للمسار الصحيح، هذا الشخص عادة ما يتم التفكير فيه في أول مشكلة تواجهك، عندما تفكر في تنظيم مناسبة خاصة وترغب في جعلها مميزة للغاية، أو عندما يوكل إليك تنظيم فعالية معينة ولا تعرف من أين تبدأ! صدق هذا أو لا تصدق فإن مهارات هذا الشخص لا يجب أن تكون حبيسة للاستخدام الشخصي أو العائلي فقط، بل شخص بهذا النوع من المهارات يتولى العديد من الوظائف التنظيمية الهامة والتي يقع من ضمنها وظيفية الميسر.

وظيفية الميسر هي وظيفة شائعة ولاسيما في دول الخريج العربي، أما إذا كانت هذه المرة الأولى لك لتسمع عنها، فدعني أعرفك على نوع جديد من الوظائف قد تكون أنت كفؤ له، وليس لديك أدنى فكرة، لكن أولًا أجبني ما مستواك في مهارة التيسير؟

ما المقصود بمهارة التيسير؟

مهارة التيسير، مهارة يعرفها البعض باسم التنظيم أو التنسيق، لكنها تختلف عن ذلك قليلًا، فمن الممكن أن يكون الوضع منظمًا للغاية لكنه غير مريح لأصحابه، ومن الممكن أن يكون ترتيب جدول الأعمال منسقًا للغاية، لكنه لا يضيف أى قيمة للمحيطين أو يمنحهم ما جاؤوا من أجله؛ لذلك فمهارة التيسير رغم تشابهها مع كلا من التنظيم أو التنسيق إلا إنها تختلف إختلافًا كليًا عنهم، لماذا؟ ! لأن مهارة التيسير هي خليط بين مجموعة من المهارات الاجتماعية والنفسية والتنظيمية والتي تتضافر مع بعضها البعض من أجل قيادة فعالية أو مناسبة أو اجتماع معين، ودفع الأعضاء للإجماع على فعل أو رأي معين، ولكى يصل الميسر إلى هذه النقطة فهو يقوم بالعديد من المهام الرئيسية التي تشتمل على الآتي:

مهام وظيفة الميسر وأهميتها في بيئة العمل:

المساعدة في تسهيل وتبسيط العمليات التنظيمية والإدارية لكى يتمكن أى شخص من العمل وفقًا لها بـ أريحية واطمئنان.
خلق بيئة مناسبة للجميع بحيث يعبرون فيها عن احتياجاتهم الأصلية ويتشاركون الأفكار ويتعاونون لإنجازها بأفضل الطرق.
التحكم في الوقت وتوزيعه بإنصاف بحيث يستطيع كل فرد الحصول على فرصة عادلة لتعبير عن مقترحاتهم والتشاور حولها.
الحرص على توفير كافة المواد التي قد يحتاجها الأعضاء أثناء إدارة الاجتماع أو الفعالية.
تحديد أوقات المهام والفعاليات بدقة، وما تشتمل عليه من أوقات الغداء وراحة.
البناء على المقترحات القائمة بالفعل لا هدمها، والعمل على تطويرها بما يتناسب مع احتياجات المؤسسة أو السوق.
إدارة المناقشات بدون تحيز لجهة أو مؤسسة أو حتى فرد ما.
العمل على تقريب وجهات النظر المتعارضة والمساعدة على تصفية الخلافات وحل النزاعات المستعصي حلها.
التحكم في سير المناقشات والاجتماعات بحيث لا يمتلك صاحب المؤسسة الحق بالتدخل أو تغيريها بما يتناسب رؤيته.
المساعدة في مواكبة التطور الجاري وذلك بالانفتاح لكافة المقترحات حتى الغريب منها والشاذ
العمل على تقريب وجهات النظر والمساعدة في خلق جسر تعاون متين الصلة بين أعضاء الفريق الواحد.
التحكم في سير الاجتماعات وعدم السماح بوجود أي نوع من التجاوزات الغير مرغوب فيها.
خلق بيئة داعمة للاختلافات ومرحبة للانضمام الأفراد الجديدة إليها.
الوصول إلى صيغة نهائية متفق عليها في صياغة العقود أو الاتفاقات.
إعادة ترتيب الأولويات بحيث يساعد الفريق على معرفة الأهمية الحقيقية التي يجب أن يولونها أكبر قدر من التركيز.
خلق مجال من الديمقراطية المرنة والتي يسمح لظهور مواهب حقيقية بين أعضاء الفريق وإبرازها.
المساعدة في تحقيق الهدف الأساسي للشركة وسرعة بإقصاء كافة العقبات التي قد تستهلك الكثير من الوقت والمجهود في حلها.
الوصول إلى نتائج حقيقية بشكل أسرع وذلك لأن المراحل التي سبقت عملية التنفيذ تم التشاور عليها والاتفاق عليها بالإجماع.
اخلق نوع من المسؤولية الجماعية بين أعضاء الفريق، فلا وجود للاعتراضات أو إلقاء اللوم على فرد أو قسم أذا ساءات الأمور؛ بل يتم التفكير في خطوة الإصلاح التالية على الفور وعدم التباكي على ما مضى وتضيع الوقت فيه.

بالنظر إلى مهارة التيسير أو مهام وظيفة الميسر تحديدًا، تستطيع أن تلاحظ أن الميسر ما هو إلا خليطًا من مجموعة من الوظائف المختلفة؛ فهو من ناحية يقوم بمهام السكرتارية التنفيذية، ومن ناحية يتولى إدارة الخِدْمَات اللوجستية والإشراف عليها، ومن ناحية أيضًا يخلق نوع من المنافع الإدارية التي يعزز عليها قسم الموارد البشرية جهوده، مع ذلك فإن وظيفة بهذه الأهمية لا تلقى إنتشارًا واسعًا بين الأوساط المهنية ولاسيما بين الشباب فلماذا؟

ما هي معوقات انتشار مهارة التيسير في الاوساط المهنية؟

على عكس ماهو شائع فإن المميزات الخاصة بمهارة التيسير هي نفسها واحدة من معوقاتها؛ فوجود مهارة مركبة مثلها قد جعل البعض يحصر وظائفها في وظيفة السكرتارية أو مسؤول التنظيم في الشركات، فبدلًا من اللجوء إلى شخص مختص لإدارة الفعاليات أو تنظيمها، يقوم المسؤول بتكليف السكرتارية بتنظيم هذا الأمر والتعامل كونه جزء من اختصاصها. نفس الأمر عندما يتم إدارة الإجتماع نفسه، فالمسؤول الأكبر سنًا هو الشخص الذى يتولى بالعرف إدارة الإجتماع، وبالرغم أن هذا ليس صحيح مهنيًا؛ إذا من الممكن أن يمتلك المسؤول وجهة نظر مغايرة لباقي الأعضاء وينشأ نوع من التحيز وعدم الإنصاف هنا، إلا أن لا أحد يعترض بخصوص الأمر ، لا لخوفًا من صاحب القرار فحسب، بل لأن لا أحد يعرف أن هناك خيارًا أخر متاحًا بالفعل يمكن اللجوء إليه.

مهارة التيسير هي مهارة صعبة ومركبة للغاية، ولإتقانها على الشخص التمتع بخبرة عملية وإدارية كبيرة في بيئة العمل، بحيث يستطيع استقراء أنماط العملاء المختلفين والعمل على التحكم في دفة المناقشات وإدارتها بفعالية وجودة، ولكن لإكتساب هذا النوع من الخبرة يجب على المرء أن يقضى وقتًا كثيرًا في الممارسة والتعلم، وهو بدوره ما لا تتيحه الكثير من الشركات وأيضًا لا يمتلك بعض الشباب المثابرة من أجل تحقيقه.

كون الميسر يتمتع بصلاحيات واسعة فيما يتعلق بإدارة المناقشات وتنظيمها وتحديد الوقت المسموح للأعضاء وكذلك الوصول إلى حلول فعالة، خلق هذا النوع من القوة غضاضة للمسؤولين الأكبر شانًا وخاصة المسؤولين، وهذا راجع لشعورهم بنوع من سلب القوة قد حدث عندما تم تعيين الميسر في مقاليد الأمور؛ فعادة ما تتلقى هذا النوع من الوظائف إعتراضات شديدة من أصحاب النفوذ في الشركات ولاسيما إذا كان وجود الميسر قد يشكك في المهارات التي زعموا أنهم يمتلكونها.

من المعوقات المنتشرة أيضًا والمتعلقة بتعلم مهارة التيسير، هو أن الموارد الأكاديمية العربية المتاحة قليلة في هذا الشأن، فعلى عكس الموارد الإنجليزية، يشح وطننا العربي بوجود كتب وكورسات تعليمية مختصة أو فعاليات تتحدث عن أهمية هذه الوظيفة ودورها في الدفع بعملية الإنتاج إلى الأمام.

مع ذلك، فإن هناك بعض المنصات التعليمية ولاسيما الرقمية منها قد تنبهت لهذه الأهمية مبكرًا وخلقت محتوى خاص يتناولها بإستفاضة ويساعد الطموحين على تعلمها والإجادة فيها، ومن هذه المنصات هي منصة أكاديمية بزنيس، والتى تقدم كورس مهارة التيسير الإحترافي والذى بدوره يتناول الإستراتيجات المستخدمة لإدارة المناقشات بفعالية، بالإضافة إلي كافة الخطوات المتخذة للتحضير لورش العمل.

في النهاية، فإن مهار التيسير هى مهارة تنظيمة مهمة للغاية، لا لكونها تضبط دفة العمل وتديرها نحو مزيد من الكفاءة والفعالية، ولكن لدورها الأهم في خلق بيئة عمل صحية خالية من الضغائن والصراعات؛ وهو بدوره أهم مؤثر في نجاح العمل وإستمراره أو تصدعه داخليًا وسقوطه على الفور.