مع تزايد عدد الشركات التي قامت بإخضاع موظفيها لسياسة العمل من المنزل بعد انتشار فيروس كورونا، سمحت اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت للكثير منهم الاستمرار في عقد الاجتماعات وكذلك الإبقاء على التواصل الاجتماعي الذي يفتقده الموظفين أثناء العمل من المنزل.

لكن بما إن اجتماعات الفيديو هذه ستتم خلال فترة العمل من المنزل، فربما قد تشعر بالحرج وعدم الارتياح من اطلاع زملائك على منزلك، سنوضح لك بعض القواعد التي عليك الالتزام بها قبل وأثناء القيام باجتماع فيديو عبر الإنترنت خاصة إذا لم تخض مثل تلك الاجتماعات من قبل.

قبل القيام باجتماع الفيديو عليك التأكد من الآتي:

1. تجهيز المكان: إذا كان في استطاعتك أن تجد مكان خاص بك لإقامة الاجتماع فهذا سيكون شيء جيد للغاية، لكن إذا لم تستطع فيمكنك استخدام سماعات الرأس لتقليل الضوضاء الخلفية في المكان حولك، وتذكر أن تقوم بتنبيه جميع الأفراد المتواجدون معك في المنزل بأنك ستقوم بعقد اجتماع عبر الفيديو وذلك لتقليل المقاطعات التي يمكن أن تحدث من جانبهم.

2. إعداد الكاميرا: بحيث يكون لديها رؤية واضحة لك دون عوائق، ومن الأفضل أن تكون الكاميرا على مستوى العين وبالقرب من شاشة جهاز الكمبيوتر الذي ستستخدمه في الاجتماع خاصة إذا كنت تستخدم كاميرا منفصلة عن جهازك وذلك حتى تبدو كأنك تنظر في عين من يحدثك، لأن زوايا الكاميرا المرتفعة أو المنخفضة جدا تكون مشتتة للانتباه أُثناء مكالمة الفيديو.

3. توفير الإضاءة المناسبة: تأكد من أن الغرفة مضاءة بشكل جيد، فلا شيء أسوأ من أن تقوم باجتماع عمل وتظهر كأنك تتحدث من مستودع مُظلم، لذا حاول استخدام الإضاءة الطبيعية من النافذة أو إضاءة مصباح السقف وللحصول على أفضل إضاءة يمن أن تضع مصباح خلف الكاميرا أو جانبية من وجهك وتجنب أن تكون الإضاءة من خلفك.

4. الخلفية: قبل بدء الاجتماع، قم بتشغيل الكاميرا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك حتى تلاحظ الأشياء التي ستظهر خلال المكالمة، فتأكد أن الديكورات على الحائط من خلفك غير مشتتة للانتباه أو أن هناك أغراض شخصية من حولك قد تسبب لك الإحراج، وبعيدا عن ذلك يمكنك استخدام خلفية افتراضية إذا لم يكن أمامك وقت لترتيب المكان.

5. اختبار الصوت والصورة وجودة الإنترنت: قبل الاجتماع قم باختبار الكاميرا والميكروفون من خلال تجريبهم مع أحد أصدقائك، فأنت لا تريد أن يكون الصوت والصورة الضعيفة أو غير الواضحة عائق أمامك عندما تتحدث في الاجتماع، كذلك تأكد من أن شبكة الإنترنت قوية في الغرفة التي اخترتها للاجتماع وأن جهاز الكمبيوتر الخاص بك إما أنه مشحون بالكامل أو متصل بالكهرباء.

6. ارتدي الزي المناسب: من أفضل مميزات العمل من المنزل أنه يصبح بإمكانك ارتداء ما تفضله من الملابس طوال اليوم، لكن ذلك قد لا يكون مناسب في حالة اجتماع الفيديو، لذا من الأفضل أن تتبع قواعد اللبس dress code المتعارف عليها في شركتك، وحاول أن تتجنب الملابس المخططة أو ذات اللونين الأبيض والأسود، لأنها يمكن أن تؤثر على الإضاءة ورؤية الكاميرا، وارتدي ملابس ألوانها غير فاقعة أو متطرفة.

أما عند بدء الاجتماع، فعليك اتباع الخطوات التالية:

7. عرف عن نفسك: تأكد من تعريف نفسك لكل الحاضرين في الاجتماع خاصة إذا تواجد أشخاص لا تعرفهم سواء كانوا عملاء أو شركاء عمل جدد، وعندما تتحدث انظر إلى الكاميرا بدلا من النظر إلى شاشة الكمبيوتر، ذلك سيساعد الآخرين على الإحساس بأنك متفاعل وحاضر بنسبة 100% معهم.

8. احتفظ بملاحظاتك وأوراقك المهمة بجانبك: إذا كنت بحاجة إلى الرجوع لبعض الأوراق والملاحظات أثناء اجتماع الفيديو، فمن الجيد أن تضعهم أمامك بحيث يكونوا في متناول يدك، يمكنك أيضا أن تحتفظ بقلم ومفكرة لتدوين بعض الملاحظات السريعة دون الحاجة إلى أن تتحرك أثناء الاجتماع للحصول عليهم.

9. اعرف متى تكتم الصوت أو تغلق الصورة: قم بكتم صوت الميكروفون الخاص بك إذا لم تكن تتحدث، لأن الميكرفون الخاص بك قد يلتقط الكثير من الضوضاء الخلفية لذا إغلاقه سيسمح للآخرين الاستماع بسهولة للمتحدث، كذلك إذا أردت أن تتحرك أو تفعل شيئا خلال الاجتماع سيكون من الجيد أن تغلق الصورة حتى تتجنب أي تشتت للانتباه قد يحدث.

10. احتفظ بتركيزك واقضي على أي مشتتات: لا تحاول الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو القيام بالدردشة على هاتفك أثناء القيام باجتماع الفيديو، لأنه سيكون من السهل على المشاركين الآخرين ملاحظة أنك مشتت التركيز وغير حاضر معهم، كذلك قم بإيقاف أي إشعارات من أي برامج أخرى قد تحدث أثناء الاجتماع.

إقرأ أيضاً: تعلم مهارات فن الالقاء امام الجمهور

سجل واحصل على 7 ايام هدية