كيفية الحصول على مستخرج سجل تجاري بالتفصيل

عندما يتعلق الأمر بمزاولة النشاط التجاري بشكل قانوني، فإن امتلاك سجل تجاري هو الشرط الأول للقيام به، وبالرغم من أن خطوات استخراج هذه الورقة سهلًا للغاية ويزداد سهولة مع استخدام الخدمات الرقمية، إلا أن الكثير من أصحاب المشاريع الناشئة مازالوا يجهلون كيفية التقدم بطلب لاستخراجه، وما هي الإجراءات التي يجب عليهم إتباعها قبل أخذ هذه الخطوة.

في هذا المقال سنتطرق سويًا لكل ما يتعلق بالسجل التجاري، بداية من تعريف مفهومه وأهميته، مرورًا بالإجابة على كافة الاسئلة المتعلقة به سواء الإجراءات التي تسبق عملية استخراج السجل التجاري أو المستندات المطلوبة أو كيفية استخراجه بالطريقة التقليدية أو الرقمية كذلك.

ما هو السجل التجاري؟

يٌعرف السجل التجاري بكونه بطاقة الهوية التجارية لأي نشاط تجاري، فهو وثيقة قانونية يتم استخراجها من مصلحة التسجيل التجاري التابعة لوزارة التجارة والصناعة، بحيث يمتلك كل نشاط وثيقة واحدة تحتوي على كل المعلومات المتعلقة بمشروعه وما يطرأ عليه من تعديلات كذلك.

يتضمن السجل التجاري معلومات محددة كالآتي:

1. اسم التاجر ولقبه
2. عنوان الشركة واسمها
3. عنوان المحل التجاري
4.  نوع التجارة
5. رقم القيد في السجل التجاري
6.  الشكل القانوني للمنشأة
7. تاريخ الاستخراج
8.  تاريخ انتهاء التسجيل

وهو في ذلك يحقق 4 وظائف في الوقت الواحد، إذا يتم التعامل معه كونه وثيقة قانونية تحتوي على كافة المعلومات القانونية للمنشأة، وهو أيضًا بمثابة وثيقة إحصائية يتم من خلالها معرفة عدد المشاريع التجارية وطبيعة عملها، كما يقدم كذلك وظيفة استعلامية في معرفة المركز المالي للتجار وعدد الفروع التي يمتلكونها وحجم الصناعة فيها، بجانب وظيفته الاقتصادية كونه وثيقة تنظم نشاط قائم على الربح والخسارة ومن خلاله يتم تشغيل العمالة وتوفير الأرباح.

ما أهمية السجل التجاري؟

للسجل التجاري أهمية كبرى سواء لأصحاب الأنشطة التجارية أو للدولة نفسها، فهو يساعد في:

1.   يساعد السجل التجاري على توفير نوع من الثقة بين التجار وبين الجهات التي يتعامل معها كونها بهذه الوثيقة يحمل صبغة قانونية معترف بها.

2.   يساعد السجل التجاري صاحب النشاط التجاري في توطيد أوضاعه القانونية في الدولة وتجنب تعرض مشروعه للغلق أو المساءلة القانونية.

3.   يساعد السجل التجاري الدولة في معرفة طبيعة الأنشطة التجارية التي تقام على أرضها وعن الاحتياجات التي يجب توفيرها لتنمية هذه الأنشطة.

4.   يوفر السجل التجاري معلومات خاصة بعناوين التجار وفروعهم في مختلف الأماكن الجغرافية التابعة للدولة مما يساعد في فهم الأنشطة الاقتصادية التي تحتاجها كل بقعة جغرافية على حدى.

5.   يعد امتلاك سجل تجاري واحدًا من الشروط الخاصة للحصول على ضمانات أو تعاون مع الجهات التمويلية المختلفة ولاسيما البنوك والصناديق الحكومية.

6.   يساعد السجل التجاري الدولة في رسم خطتها المستقبلية للتنمية وذلك من خلال معرفة الأنشطة التجارية المتاحة في السوق ومقارنتها مع متطلبات المستقبل ووضع خطة تساعد في تحقيق هذه المتطلبات.

7.   يساعد السجل التجاري أيضًا تسهيل الإجراءات الحكومية للتجار في حالة إذا طرأ تغيير أو تطوير في النشاط، إذا يسهل التعديل عليه وتطويره.

8.   من خلال السجل التجاري يمكن تغيير المسمى الوظيفي في البطاقة الشخصية إلى تاجر أو صاحب مشروع أو مدير شركة.

9.   يساعد السجل التجاري صاحبه في التعامل مع الهيئات الحكومية بصفة تاجر لا بصفته الشخصية وما يترتب عليها من مميزات.

ما هي المستندات المطلوبة لاستخراج سجل تجاري؟

حتى تتمكن من استخراج سجل تجاري، هناك بعض من المستندات التي يجب عليك توفيرها أولًا، وتأتي في مقدمتها البطاقة الضريبية للتاجر، وهي بطاقة يتم من خلالها تحديد الموقف الضريبي للتاجر ومتابعة ومراقبة نشاطه من خلالها، ولكي تتمكن من استخراجها عليك أولًأ بتوفير الآتي:

1.  صورة من عقد الإيجار أو التمليك للموقع الجغرافي الخاص بالمشروع موثقًا بالشهر العقاري.
2. تقديم إثبات شخصية لصاحب المشروع الأصلي وذلك بتقديم بطاقة الرقم القومي أو جواز سفر ساري المدة.
3. في حالة الشراكة، يتم تقديم عقد المشروع موضحًا فيه أسماء الشركاء.
4. صورة ضوئية من تأمين عداد الكهرباء.
5.  تقديم طلب الحصول على بطاقة ضريبية
6. تقديم توكيل رسمي مع صورة من الأصل في حالة وجود من ينوب عن صاحب المشروع.
7. البطاقة الضريبية ليست المستند الوحيد الذي يجب عليك توفيره قبل تقديم طلب استخراج السجل التجاري، فبجانب ما سبق، عليك بتوفير المستندات الأتية كذلك:

1. صحيفة الحالة الجنائية
2. عقد تمليك أو إيجار المنشأة
3.  إيصال غاز أو كهرباء أو مياه حديث
4.  صورة من التوكيل الرسمي في حالة وجود وكيل عن صاحب الشركة
5.  صورة من البطاقة الضريبية
6. ترخيص مزاولة النشاط التجاري

بجانب ما سبق، يتبقى مستند آخر على التاجر أن يجهزه عند طلب الحصول على سجل تجاري وهو تقديم استمارة طلب استخراج السجل التجاري، وهي استمارة تحتوي على المعلومات الأساسية للنشاط التجاري كالموضحة في الصورة التالية:

ما الإجراءات المطلوبة قبل التقدم لاستخراج سجل تجاري؟

لكي تتمكن من تحضير المستندات والأوراق السابقة، هناك بعض الإجراءات التي يجب عليك إتباعها أولًا، هذه الإجراءات تتعلق بزيارة الجهات الرسمية المخول لها تقديم هذه الأوراق لك والتي يمكن توضيحها في الخطوات الآتية:

•  أولًا يجب عليك زيارة الشهر العقاري وتوثيق عقد الإيجار أو الملكية الخاص بالمشروع الذي يقام فيه النشاط التجاري.
• ثانيًا يجب عليك توفير إيصال مياه أو كهرباء أو غاز حديث للمنشأة التي يقام عليها المشروع.
• ثالثًا التوجه إلى الغرفة التجارية وتقديم طلب الحصول على ترخيص مزاولة المهنة.
• رابعًا تحضير المستندات التي ذكرناها سلفًا والمتعلقة بالبطاقة الضريبية والتوجه نحو مصلحة الضرائب لتقديم الطلب باستخراجها.
• عادة ما تستغرق البطاقة الضريبية 30 يومًا لصدورها وفي حالة طلب الحصول على بطاقة ضريبية مؤقتة يتم إصدارها في مدة 10 أيام.
•  تجهيز الأوراق السابقة، والتقدم بطلب تحديد موعد لاستخراج السجل التجاري وذلك من خلال البوابة الرقمية الخاصة بمصر الرقمية أو من خلال زيارة موقع جهاز تنمية التجارة الداخلية.

ما هي خطوات استخراج سجل تجاري؟

بمجرد ما أن تنجح في تحديد موعد لاستخراج السجل التجاري، يكن عليك متابعة الإجراءات للحصول على السجل وذلك من خلال الآتي:

1.   توفير الأصل من كافة المستندات المذكورة سلفًا وكذلك صور ضوئية منها

2.   زيارة مكتب السجل التجاري في الموعد الذي تم تحديده وملء نموذج استخراج السجل.

3.   تقديم صورة من عقد الشركة أو المنشأة التجارية

4.   تقديم صورة من بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر ساري المدة.

5.   تقديم فيش جنائي حديث / صحيفة الحالة الجنائية

6.   تقديم الملف الضريبي / صورة من البطاقة الضريبية

7.   صورة من عقد الملكية أو إيجار المنشأة موثق بالشهر العقاري

8.   تقديم ما يفيد إخطار شركة الكهرباء بتركيب عداد

9.   تقديم شهادة مزاولة المهنة

10.   مراجعة كافة الأوراق والمستندات مع الموظف المختص

11.   تحديد موعد لاستلام السجل التجاري والذي غالبًا لا يستغرق أكثر من يومين. 

كيفية استخراج سجل تجاري إلكترونيًا؟

يمكن تقديم طلب للحصول على سجل تجاري بسهولة وذلك من خلال زيارة بوابة مصر الرقمية، وهي بوابة تم تدشينها من أجل دعم الرؤية المصرية في التحول الرقمي للبنية المعلوماتية بمصر، وفيها يتم تقديم العديد من الخدمات الحكومية الرقمية كالاتي:

1.   التموين
2.  التوثيق
3.  الحالة الشخصية
4.  مركباتي
5.  الشهر العقاري
6.  الإسكان الاجتماعي
7.  رخصي
8.  السجل التجاري
9.  المحاكم
10.  الضرائب العقارية
11.  الأحوال المدنية
12.  خدمات القضايا
13.  التأمين الاجتماعي
14.  دار الإفتاء
15.  التأمين الصحي الشامل
16.  الزراعة

كل خدمة من الخدمات السابقة، يتفرع أسفلها خدمات أخرى متنوعة ذات علاقة أساسية بها، بحيث يمكنك من خلال هذه البوابة سداد مخالفات رخص القيادة أو الحصول على وثيقة زواج رسمية أو تجديد بطاقة التموين، أو حتى بدء نشاطك التجاري وإقامة دعوى مدنية أو تقديم إقرارك الضريبي أو غيرها من الخدمات الأخرى.

كل ما عليك فعله لتقديم طلب استخراج سجل تجاري رقميًا هو الآتي:

1.  زيارة بوابة مصر الرقمية  مباشرة أو التوجه إليها من خلال رابط السجل التجاري التابع لموقع جهاز تنمية التجارة الداخلية
2. بمجرد زيارة الموقع الرسمي قم بالضغط على صفحة خدمات
3.  من خدمات، قم باختبار السجل التجاري
4. إذا لم تكن تمتلك حسابًا على المنصة، يمكنك إنشاء حساب جديد وذلك من خلال استخدام رقمك القومي وكتابة رقم الهاتف واسم الوالدة للتأكد من الهوية بالإضافة إلى اسم المصنع.
5. اسم المصنع المطلوب في الخطوة السابقة هو البيانات التي يتم كتابتها في أسفل يسار بطاقة الهوية الشخصية في الواجهة الأمامية كما هو موضح في الصورة.
6.  بعد الانتهاء من عملية تسجيل الدخول يمكنك زيارة خدمة السجل التجاري، والتي تتضمن بعضًا من الخدمات المتنوعة كالآتي:

•  طلب مستخرج تجاري
• الاستعلام عن سجل تجاري
•  طلب تجديد سجل تجاري
•  طلب شهادة بيانات
• تحديث بيانات
•  إضافة منشأة مسجلة غير مدرجة داخل الشركة
• الاستعلام عن مكاتب السجل التجاري
• حجز موعد في مكتب السجل التجاري
• الاستدلال عن سجل تجاري
• طلب مستخرج سجل تجاري لاعتماده من وزارة الخارجية
• حجوزات
• طلب موافقة فحص أمني
•  طلب شهادة سلبية
•  طلب قيد أفراد

7.في حالتك أنت ستقوم بزيارة خدمة طلب مستخرج سجل تجاري الأولي، وفيها ستحتاج إلى تقديم أما رقم السجل التجاري أو البطاقة الضريبية.

8. قم بالضغط على زر بدء الخدمة وعندها ستظهر نافذة خاصة بالشروط والأحكام كالآتي، والتي يجب عليك الموافقة عليها للمتابعة:

9.سيتم توجيهك نحو صفحة جديدة خاصة بملء البيانات المتعلقة بالنشاط التجاري وفيها ستقوم بكتابة الرقم الضريبي الخاص بالمنشأة وذلك لاستكمال باقي الخطوات كالآتي:

10. بعد ملء البيانات الخاصة بالسجل وكذلك الشركة وبيانات الاستعلام، يتم تحديد طريقة الدفع المناسبة ومن ثم يتم الانتهاء من تقديم الطلب إلكترونيًا.

11.  بمجرد الانتهاء من تقديم الطلب يمكنك مراجعة حالته من خلال الخانة الخاصة بطلباتي التابعة لمعلومات الحساب، وبمجرد ما أن ينتهي الطلب سيتم إعلامك بذلك على الفور.

أما إذا كنت ممن يفضلون إكمال الإجراءات بالطريقة التقليدية، فيمكنك حجز موعد من خلال بوابة مصر الرقمية والتوجه إلى مكتب السجل التجاري ومتابعة الإجراءات مع الموظف المختص بسهولة.

والآن بعدما انتهينا من مناقشة كل ما يتعلق بكيفية استخراج السجل التجاري، ننصحك أن تكون خطوتك التالية هي تعلم كل ما يتعلق بفنون الإدارة وريادة الأعمال، وخاصة إذا كانت هذه هي السنة الأولى لك في عالم البيزنس.

كما يمكنك الاستفادة من كورس الإجراءات القانونية لإنشاء الشركات، إذا كنت مازالت في الخطوات الأولى في تأسيس شركتك، فالكورس بدوره سيساعدك على تقنين الأوضاع القانونية الخاصة بها وسيساعدك في وضع خطوتك الأولى في عالم الاحتراف.