920033973
16342
article

بـ 7 خطوات احترافية تعلم كيفية معالجة شكاوى العملاء 

September 15, 2021    

يتطلب الأمر الكثير من الوقت والمجهود لبناء سمعة تجارية طيبة، وشكوى واحدة حقيقية قادرة على تضيع كل هذا المجهود هباء. وإذا كانت هذه الشكاوى لديها العديد من المؤيدين، فسرعان ما ستنتشر على نطاق أوسع وقد تهدد سمعة العلامة التجارية كلها.  هكذا هي قوة خدمة العملاء لدى المؤسسات، وهكذا يجب على الحفاظ على جودتها، فإذا لم تكن متأكدًا من هذه النقطة بعد، فإليك أحدث الإحصائيات التي تناقش نتيجة التعامل مع شكاوى العملاء وتأثيرها على النشاط التجاري للمؤسسات ونموه: 

كل هذه الإحصائيات وأكثر تمنحك لمحة بسيطة عن دور معالجة شكاوى العملاء في عملية نمو البزنس، فأما أن تساعدك في تطويره وجذب المزيد من العملاء، وأما تكون قطعة الدومينو التي تهدد بزواله. فإذا كنت تطمح للحفاظ على عملائك وتسعى لمعرفة كيفية معالجة شكاوى العملاء باحترافية؛ فإليك أهم النصائح لممارسة ذلك. 

كيفية معالجة شكاوى العملاء؟ 

تمثل شكوى العملاء سلاح ذو حدين؛ فمن ناحية تساعد على معرفة جوانب القصور في الخدمة المقدمة والعمل على تطويرها قبل أن يستغلها المنافسين، ومن ناحية قد يتم استخدامها بصور سلبية من المستخدمين، بهدف الحصول على امتيازات حصرية بدافع الابتزاز. وبين هذا وذاك، يظهر مهارات قسم خدمة العملاء الحقيقية؛ فأما أن يحقق صفقة ناجحة لكلا من المؤسسة والعميل، وأما أن تنخرط المؤسسة في مسألة ابتزاز لا نهاية لها. لكن قبل أن نتناقش في كيفية معالجة شكاوى العملاء باحترافية، دعنا أولًا نناقش الأسباب التي تدفع  العملاء إلى اتخاذ شكوى تجاه المنتج أو المؤسسة: 

7 استراتيجيات فعالة لتعلم كيفية معالجة شكاوى العملاء

بعدما أطلعنا على أكثر الأسباب شيوعًا لتقديم الشكاوى لدى العملاء، تبقى لدينا معرفة الطريقة المناسبة  لتجنب تكرارها مرة أخرى، وهذا التجنب لا يأتي بالتجاهل أو بتلقى الشكوى دون تصرف، ولكن بإتيان خطوات إصلاحية حقيقية، تعمل على علاج هذا النوع من القصور وتساعد على بناء علاقة جيدة مع المستخدم كالآتي:

عندما يقوم العميل بتقديم شكوى ما، فهو لا يقصدك أنت ولا يعيب في مستوى ما تقدمه من خدمات، بل هو يقيم جودة الخدمة نفسها ويعرض ما واجهه من مشكلات، فلا تتعامل مع هذا النقد بشكل هجومي أو تسعى لإنكاره من الأساس؛ بل استمع له جيدًا وراعى ما يقدمه من ملاحظات، ثم قم بالرد عليه بموضوعية خالية من أي تحيزات أو اندفاع هجومي لا فائدة منه على الإطلاق.

 

بالرغم أن أساسيات خدمة العملاء هو أن تسعى لإرضاء العملاء بأى صورة وفي أى شكل، إلا أن قانون العميل دائمًا على حق ليس بالضرورة قابل لتنفيذ في كل الأوقات؛ فكما شرحنا سابقًا أحيانًا ما يستخدم العملاء هذه النقطة في سبيل الحصول على إمتيازات إضافية لا حق لهم فيها، لذلك عليك بتثقيف فريق خدمة العملاء لديك جيدًا ومنحهم السلطة لرد على الشكاوى الغير حقيقية لدى العملاء والتعامل معها بإحترافية لا تسمح بوجود أى استغلال للمؤسسة. لا نعنى بذلك بالطبع أن يقوم ممثل خدمة العملاء بإساءة التصرف مع العميل أو اتهامه بشئ، لكن أن يجيد فن المناظرة المهنية معه، بحيث لا يسمح بوجود مجالًا للتفاوض أو تقديم أى تنازلات غير مستحقة. 

 

عندما يتواصل معك عميل، فهو لا يبحث عن أذان صاغية لتسمعه، بل هو يبحث عن حل جذري لمشاكله، لذلك لا تتفاخر بتقديم خدمة 24 ساعة لتلقى شكاوى العملاء والإستماع لهم دون أن تلقى هذه الشكاوى إهتمامًا حقيقًا من المسؤولين؛ بل يجب أن تتعامل مع كل شكوى بجدية تامة، بحيث ينتقل ممثلى العملاء من حالى الإستماع والإنصات إلى البحث الفورى عن الحل المناسب والعمل على تطبيقه، وبعد أن يقوموا بإيجاد الحل المناسب، لا يكتفون بهذه النقطة فحسب، بل يتابعون مع مقدم الشكوى أيضًا لتقييم مستوى الخدمة وهل وافقت تطلعاته أم ا؟ وإذا كانت الإجابة بلا، فعلى الشركة تسخير كافة خدماتها من أجل الحصول على حل مناسب لهذه الشكاوى وتطوير أساليب الحل.

 

من الأخطاء الشائعة التي يقوم بها مديرو الشركات هو التدخل في المهام التي يقوم بها مسؤول خدمة العملاء والتنازل من أجل إرضاء العميل.  نعم، هذه الطريقة تساهم في الحفاظ على العميل المستهدف، لكنها من ناحية تساهم في خسارة عامل مجتهد أيضًا؛ فعندما يتمسك موظف بالسياسات التي تضعها المؤسسة في عملية البيع ويحاول جاهدًا أن يقنع العميل المستهدف بها رافضًا أي تنازلات، ثم يقوم المدير بتقديم التنازل وإظهار الموظف بصورة هشة أمام العميل، فهو بذلك يهز ثقة الموظف في مقدار السلطة والصلاحيات المتاحة له، ومن ناحية يقول للعميل أن الحل الأسرع للحصول على إمتيازات هو باللجوء إلى المدير مباشرة. فلكى نتجنب حدوث أى من النتيجتين، يجب على المديرين دائمًا حصر عملية معالجة شكوى العملاء بين ممثل الخدمة ومقدمها، وعندما يكون هناك متسع من تقديم بعض التنازلات الإيجابية، فيجب أن تقدم من قبل الممثل نفسه، لا من قبل المدير بصورة مباشرة. 

 

تمثل الشكاوى عملية تقييم شاملة لعمل الشركة ومستوى خدماتها المقدمة، فهى أشبه بالخدمة البحثية التي تقدم بدون دفع أى تكاليف؛ فإذا تمعنت في نوعية الشكاوى المقدمة وقمت بتدقيق في أسبابها ونتائجها، يمكنك في وقت قصير معرفة جوانب الضعف في الشركة والعمل على حلها. فإذا قمت بتغير نظرتك إلى الشكاوى كونها عملية مزعجة تضر بصورة علامتك التجارية وتضعفها أمام المستخدمين، ونظرت إليها كونها فرصة لإعادة التقييم والتطور،تمكنت حينها من منحها الاهتمام الذي تستحقه وساعدت خدمتك على التحسن والتطوير. 

 

أهمل شكوى واحدة، يأتى لك سبعين أخرى فالحل الأول والأفضل عن التعامل مع شكاوى العملاء هو الحل الفورى والجذري لها؛ فإذا واجهت مشكلة في التعامل مع معالجة شكوى ما، كل ما عليك فعله هو محاولة تقليل تباعتها، وذلك عن طريق المتابعة المستمرة مع العميل وطمأنته أن الشكوى يتم العمل عليها بالفعل. أما العمل على تجاهلها أو غهمال المتابعة مع العميل، فهذا قد يؤدى إلى تحول الشكوى إلى فضاء أوسع  سعيًا للفت الإنتباه، ومن يدرى قد تجد لها مؤيدين في مواقع التواصل الإجتماعى وتطول من مستوى خدمتك وصورة علامتك التجارية كذلك. 

عندما تواجهك شكوى ما وخاصة إذا كانت منتشرة على موقع التواصل الإجتماعى، قم  بالتدقيق في أسبابها بموضوعية شديدة دون التحيز لأى طرف، فإذا إكتشفت إن شركتك قد اقترفت خطًا بالفعل، سواء من مستوى الخدمة أو طريقة تعامل ممثل الخدمة،  فلا بأس من تقديم اعتراف رسمي حول الموضوع وتقديم حل مرضى للعميل. لكن لا تقف عند هذه النقطة فحسب، بل قم بالمزيد من الجهود التسويقية التي تعمل على إزالة هذا الخطأ من ذهن المستهلكين، مع العمل على حل جوانب القصور ووضع نظام جديد يجنب تكرارها مرة أخرى. وعندما تمر فترة لا بأس بها على هذه المشكلة، يمكنك العمل على إزالة كل ما يتعلق بها على موقع التواصل الإجتماعى بالاتفاق مع ناشر الشكوى، وكلما قمت بهذه الخطوة مبكرًا، كلما كان أفضل لصورة العلامة التجارية. 

في النهاية، فإن سؤال كيفية معالجة شكاوى العملاء ليس بالسؤال الصحيح الذى يجب علينا طرحه، بل سؤال: كيف نتجنبها من الأساس ونقدم لهم الخدمة المرضية التي يطمحون إليها؟ وهذا سؤال صعب الإجابة عليه ولا يسع مقالة واحدة إجابته، لكن إذا كنت تسعى لإجابة شافية حقًا وتتناول كافة الجوانب بصورة أكاديمية وعملية جيدة، فأنصحك باللجوء إلى قسم خدمة العملاء بأكاديمية إعمل بيزنس والذى يتم فيه تناول كافة استراتيجيات الناجحة بصورة احترافية متقنة.

 


مقالات مشابهة

المزيد
التسعير النفسي للمنتجات: 13 استراتيجية فعالة لا تفوتك
التسعير النفسي للمنتجات: 13 استراتيجية فعالة لا تفوتك

يريد العملاء أن يشتروا أفضل منتج بأقل سعر، وفي نفس

مهارات البيع والتعامل مع العملاء: 13 مهارة يجب على رجل المبيعات امتلاكها
مهارات البيع والتعامل مع العملاء: 13 مهارة يجب على رجل المبيعات امتلاكها

في إحدى المؤتمرات الخاصة برجل الأعمال الشهير جوردن

 كيفية التعامل مع اعتراضات العميل: تعلم 13 استراتيجية ناجحة
 كيفية التعامل مع اعتراضات العميل: تعلم 13 استراتيجية ناجحة

لا تسير عملية البيع بنجاح دائمًا كما هو متوقع، فحتى

دليلك المختصر لتعلم الفرق بين مشرف المبيعات ومندوب المبيعات 
دليلك المختصر لتعلم الفرق بين مشرف المبيعات ومندوب المبيعات 

يعد مجال المبيعات مجال زاخرًا بكم فرص هائلة للجميع،

الأكثر قراءة

المزيد
كيفية تحديد تارجت المبيعات: 7 استراتيجيات لتحديده و9 لتحقيقه
كيفية تحديد تارجت المبيعات: 7 استراتيجيات لتحديده و9 لتحقيقه

تعد جملة تحقيق التارجت أو تحقيق الهدف البيعى هى

مهارات البيع والتعامل مع العملاء: 13 مهارة يجب على رجل المبيعات امتلاكها
مهارات البيع والتعامل مع العملاء: 13 مهارة يجب على رجل المبيعات امتلاكها

في إحدى المؤتمرات الخاصة برجل الأعمال الشهير جوردن

إتقان البيع - ج1
إتقان البيع - ج1

كيف تتقن فن البيع  "إتقان البيع" وهو من الأشياء

إتقان البيع - ج2
إتقان البيع - ج2

كيف تتقن فن البيع  تحدثناعن إيه هي الصفات التى يجب

أسباب ركود المبيعات وكيفية مواجهتها؟
أسباب ركود المبيعات وكيفية مواجهتها؟

أسباب تراجع المبيعات؟ وكيفية مواجهتها؟أي بيزنس في

المبيعات تحصيل
المبيعات تحصيل

في نهاية التسعينيات كانت شركات الأدوية في مصر بترصد

 كيفية التعامل مع اعتراضات العميل: تعلم 13 استراتيجية ناجحة
 كيفية التعامل مع اعتراضات العميل: تعلم 13 استراتيجية ناجحة

لا تسير عملية البيع بنجاح دائمًا كما هو متوقع، فحتى

إتقان البيع - ج3
إتقان البيع - ج3

كيف تتقن فن البيع عندنا في الشركة Call Center المبيعات

فن البيع عبر الهاتف: 7 استراتيجيات إحترافية لإجراء مكالمة بيع ناجحة 
فن البيع عبر الهاتف: 7 استراتيجيات إحترافية لإجراء مكالمة بيع ناجحة 

خرج الهاتف المحمول من كونه واحدًا من كماليات العيش