يهدف جميع الأشخاص إلى زيادة معدلات إنتاجهم مهما اختلف منظورهم لزيادة الإنتاجية الشخصية فالبعض يكون راضٍ عن إنتاجه عند انتهائه من ساعات عمل محددة، وآخرين عند قيامهم بأكثر من عمل في آن واحد، ولكن ما لا يختلف عليه أحد أن زيادة معدلات الإنتاج الشخصي أحد المهارات الهامة اللازمة لتقدم الأفراد والمؤسسات.

أشارت العديد من الدراسات العلمية أن هناك علاقة طردية بين زيادة معدلات الإنتاج الشخصي والشعور بالسعادة والرضا عن النفس، ولكن كيف يمكنك تحقيق أعلى معدلات الإنتاج الشخصي وما هي التقنيات التي يمكنك الاعتماد عليها لبلوغ ذلك؟، هذا ما سنوضحه لك بشكل أكثر تفصيلاً خلال فقراتنا التالية.

ما هي الإنتاجية الشخصية؟

يختلف مفهوم الإنتاجية الشخصية (Personal Productivity) من فرد لآخر، فلا تعد مقياس محدد يجب السير على نهجه أو معدل ما لابد من الوصول إليه، لكن يمكننا إيجاز هذا المصطلح بأنه مقدار الانتهاء من المهمات الضرورية بالنسبة لك، بأفضل صورة ممكنة، ووتيرة مستمرة.

مهما تباينت أهدافك في الحياة سواء كانت تتعلق بجني المزيد من الأموال، أو الوصول إلى حياة أسرية مستقرة، أو إنهاء مشروعات محددة خلال وقت ما، أو المساواة بين كافتي الميزان في حياتك الأسرية والمهنية، فإن زيادة إنتاجيتك هي الطريق الأسرع لتحقيق أهدافك، وبالتالي شعورك بالمزيد من السعادة والرضا عن الذات، وهنا من الممكن أن يتبادر إلى ذهنك سؤال حول كيفية قياس معدلات الإنتاج الخاصة بك؟.

قياس مستويات الـ Personal Productivity

يرى ستيف بافلينا المحاضر التحفيزي الأمريكي أن الإنتاجية تتمثل في القيمة التي ينتجها الفرد مقسومة على الوقت الذي يستغرقه لإنهاء تلك المهام، فيكون ذو معدلات الإنتاج العالية قادر على إخراج أكبر قيمة ممكنة خلال الوقت الزمني المقرر، أو إخراج القيمة المحددة في أقل من الوقت المخصص بها.

تبعًا لنظرية بافلينا فإن العوامل الأساسية التي تتحكم في مستويات الإنتاجية هي القدرة على زيادة القيمة التي تقدمها، خلال أقل وقت ممكن، فكلما زادت القيمة وانخفض الوقت، ارتفعت بالتبعية معدلات الإنتاج.

يمكن أن تساعدك الإجابة عن بعض الأسئلة في قياس مستوى إنتاجك الشخصي، وبالتالي العمل على تحسينه إذا استدعى الأمر ومنها:

ما الوقت الذي تحتاج إليه لإنهاء مهمة واحدة محددة؟.
هل تواجه مشكلة في الانتهاء من المهام المنسبة إليك خلال الأوقات المخصصة لها؟
هل يؤثر أدائك لأكثر من مهمة أو مشروع على مستوى أدائك؟
ما هي العوامل الخارجية التي تؤثر على مهامك اليومية سواء الاجتماعات المفاجئة، أو المكالمات الهاتفية أو حتى الدردشة قليلًا مع الأصدقاء، وما معدل حدوثها؟
هل يمكنك الحصول على فترات راحة منتظمة أثناء إنجازك للمهام المختلفة؟

تساعدك الإجابة عن الأسئلة السابقة في معرفة النقاط التي تحتاج إلى تحسين حتى تكون قادر على الوصول بمعدل إنتاجك إلى أعلى المستويات الممكنة، ويمكنك الاستعانة بالخطوات التي نعرضها لك لتحقيق ذلك.

تقنيات زيادة معدلات الإنتاجية الشخصية

يجب أن تعرف عزيزي أن الأمر يبدأ من طريقة رؤية للأمور وتفكيرك بها، فبمجرد تغيير منظورك للوقت والمهام الخاصة بك، ستكون قادر على إدارة حياتك والتطوير من مستويات أدائك بشكل أكبر بأفضل صورة ممكنة، ومن الطرق التي تساعدك في ذلك:

1- حدد المعوقات التي تصعب عليك إنجاز مهامك:

يمكنك تدوين العوامل التي تعيقك أو تؤدي إلى تشتيت انتباهك، والبحث عن حلول لها مثل إغلاق إشعارات الهاتف المحمول إذا كانت تؤثر على تركيزك، أو العمل في مكان أكثر هدوءًا وغيرها من الأمور الأخرى.

2- تعقب أوقات إنجازك للمهام:

أشارت الدراسات العلمية أن 7% فقط من الأشخاص هم القادرون على تعقب أوقاتهم بدقة، فيعد تتبعك للوقت طريقة مثالية لمعرفة الزمن الفعلي لأدائك لمختلف المهام، أو المدة التي تستغرقها عملية الرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو المكالمات الهاتفية.

3- راقب نفسك:

حدد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية من غيرها، أو المناخ الذي يساعدك على الإنتاج بشكل أفضل.
يزداد معدل إنتاج البعض خلال الساعات الأولى من النهار، بينما يكون آخرون أكثر تركيزًا عند الاستماع إلى نوع محدد من الموسيقى أثناء إنجاز مهام محدد.
اخلق لنفسك المناخ الذي يجعلك تشعر بالمزيد من الإنتاجية.

4- التزم باستراتيجية واضحة:

قم بالتركيز على هدف واضح ومحدد واعمل على تحقيقه خلال فترة زمنية تقوم بتحديدها، ولا تترك الأمر مفتوحًا دون وقت إلزامي للانتهاء من مهام بعينها.
ضع مخطط زمني لأعمالك المختلفة يوم بيوم، فبالرغم من بساطة تلك الخطوة إلا أن لها تأثير كبير على تنظيم يومك، وزيادة معدل إنتاجك، فمن خلال ذلك تستطيع التحقق من المهام المنتهية والتركيز على مثيلاتها المتبقية.
لا تبدأ في أكثر من أمر في نفس الوقت، فلن تكون قادر على إنهاء كافة المهام دفعة واحدة بنفس مقدار التركيز والجودة، وتذكر أنه يمكنك إنجاز الكثير من المهمات ولكن خطوة بخطوة.

5- ابدأ بالمهام الأكبر

ففي بداية اليوم تكون أكثر تركيز وتعمل بفاعلية أكبر الأمر الذي يساعدك على إنجاز المهمات الكبيرة أو التي تستغرق الكثير من الوقت، مما يزيد من شعورك بالرضا عن نفسك، والرغبة في تحقيق المزيد من المهام الأقل إرهاقًا المتبقية لك.

6- تجزئة المهام

فمن الممكن أن يؤدي شعورك بالضغط نتيجة كبر حجم المهمة أو الأعمال المنسبة إليك إلى قلة إنتاجك، ويعد الحل الأمثل لذلك تقسيم العمل إلى مهمات صغرى مستقلة، فعند الانتهاء من كل مهمة تشعر بإحراز تقدم أكثر تجاه هدفك الأكبر.

7- تخلص من الكمال

فقد يظل شعور عدم الرضا عن المهام المنتهية بالفعل وإعادتها مرارًا وتكرارًا للوصول لما هو أفضل أحد معوقات إنتاجيتك، فلا يوجد ما يسمى بالكمال، قم بإنهاء عملك بأفضل صورة ممكنة تتمكن منها، ثم انتقل إلى المهمة التالية.

8- الحوافز الشخصية

من المهم أن تقوم بتحفيز نفسك بشكل مستمر حتى تكون قادر على الاستمرار في عملك بنفس الوتيرة من التركيز والدقة، فتوجد العديد من الأساليب التي تساعدك في ذلك منها:

وضع علامة على المهام التي تم الانتهاء بها، فبالرغم من بساطة الأمر إلا أن شطب مهمة من قائمة مهامك اليومية، يجعلك قادر على تخيل قدرتك على إنهاء باقي المهام بسهولة.
يمكنك تحفيز نفسك من خلال الحصول على فترة راحة عند الانتهاء من عمل ما، سواء من خلال متابعة صفحات التواصل الاجتماعي لمدة 15 دقيقة أو تناول مشروب مفضل، ثم العودة إلى العمل مرة أخرى.

9- تغلب على الملل

فالشعور بالملل خلال العمل أحد العوامل التي تؤثر سلبًا على إنتاجيتك، ويمكنك القيام بذلك من خلال اتباع تلك النصائح البسيطة:

قاعدة الدقيقتين، والتي تتمثل في القيام بمهمة تحتاج إلى دقيقتين أو أقل فورًا دون تأجيل، مما يساعدك في إنجاز المزيد من المهام الأكبر والأكثر تعقيدًا، فمع الوقت تصبح تلك القاعدة من العادات المترسخة بك، ويمكنك تطويرها بشكل يلبي احتياجاتك بصورة أكبر.
غير من مكان عملك، فقد أوضحت الدراسات العلمية أن شكل مكان العمل يؤثر على الإنتاجية بنسبة تصل إلى 15%، فيمكنك وضع صورة لأحد الأشخاص المفضلين لديك أو أفراد العائلة، أو الحصول على نبتة طبيعية أو حتى مجسم لأحد أمورك المفضلة مثل فريقك المفضل، فجميع تلك الأمور تساعد على بناء بيئة عمل أفضل.

10 - تفويض المهام

لا تتكاسل عن الاستعانة بالوسائل التكنولوجية المختلفة التي يمكن أن تساعدك في تحقيق قدر أكبر من المهام خلال وقت قياسي، كما يمكنك طلب المساعدة من المحيطين بك عند الاحتياج لذلك.

إذا أردت تحقيق القدر الأكبر من الإنتاجية يجب أن تركز على مواهبك وقدراتك المختلفة، وتعمل على استغلالها بأفضل شكل ممكن، وفي حالة رغبتك تعلم المزيد من الاستراتيجيات والأساليب المختلفة التي تساعد في زيادة معدلات الإنتاج، وأهم المهارات التي يجب عليك امتلاكها لتحقيق ذلك، بجانب استراتيجيات تقليل خسارة الوقت، وغيرها من الطرق الأخرى التي تصل بك إلى أعلى مستويات الإنتاج، يمكنك الاطلاع على كورس الإنتاجية الشخصية المقدم من قبل أكاديمية إعمل بيزنس والتي تقدم لك العديد من الدورات التدريبية المختلفة بأعلى مستوى من الجودة.