من قديم الأزل والتقارير-بصورها الشفوية والورقية وحاليًا الرقمية- هي الملازم الأول لأي عملًا كان، فهي أشبه بالمراقب الأول لجودة العمل ومدى التزام العاملين بما تضعه المنشأة من أهداف. فنظرة واحدة إلى هذا التقرير، يستطيع قارئه معرفة مستوى أداء المؤسسة وما حققته من أهداف وما قمت به من أعمال وما أوجه القصور والتميز أيضا.

لا يكتفى التقرير بإظهار ذلك فقط، بل يقوم أيضًا بالإجابة على أهم سؤالين تطرحهم أي مؤسسة محترفة: أين نحن وإلى أين نذهب؟ فلا عجب أن التقارير الإدارية تلقى من الأهمية الكثير لدى أي منشأة، بل أن البعض يتعامل معها كونها الأولوية الأولى ثم بعدها يأتي أي شيئًا آخر، فإذا كنت جديد في الانضمام إلى عالم الإدارة المتشعب وترغب في أن تعرف أهم ركائزه، فإليك مقال مفصل حول أهمية إعداد تقرير إداري وخصائصه.

ما المقصود بالتقرير الإداري وما هي خصائصه؟

يعرف التقرير الإداري بكونه مستند جامع يتم إنشائه بهدف حصر كافة المعلومات والنقاط الهامة حول موضوع أو فكرة معينة، بحيث يتناولها بالتفصيل طبقًا لمجموعة من المحددات المتفق عليها.

تتنوع أنواع التقارير الإدارية طبقًا لنوع من يؤديها والقسم الذي تذهب إليه وما تتعلق به من هدف، فالتقرير الذي يقوم العامل بكتابته عن مهامه اليومية يختلف عن ذلك الذي يكتبه مدير القسم عن نشاط الفريق، يختلف عن الذى يكتبه عن المهام التي تمت، وكذلك عن الذي يناقش شكاوى العملاء. الأمر ذاته بالنسبة لنوع التقرير الإداري نفسه، فهناك تقارير مالية وتقارير حسابات وتقارير مبيعات وتقارير الـ kpi … إلخ.

التقرير الذي يتناول مهمة بسيطة في العمل، ينتقل بدوره ليكون جزء من تقرير الفريق، وتقرير الفريق يكون جزء من تقرير القسم بأكمله، وتقرير القسم يكون جزء من تقرير الإدارة، والأخير يكون جزء من التقرير الأعم والأشمل الذي يصل إلى مدير المؤسسة كلها، فالتقرير الإداري هو أشبه بوعاء مركزي يلخص كافة الأعمال التي تتم داخل المنشأة ويلخصها في مستند واحد دقيق يحتوي على كل كبيرة وصغيرة في الشركة.

لكى يقوم التقرير الإداري بأداء المهمة المطلوبة منه، فيجب أن يحتوى على مجموعة من الخصائص التي تجعله احترافيا كالآتي:

محدد: بحيث يتعلق بهدف محدد واحد ويقوم بمناقشته بالتفصيل.
واضحًا: بحيث لا يتم فيه استخدام الاستعارات أو الكنايات ولكن يتم تسمية الأشياء فيه بمسمياتها الحقيقية وبشكل كامل الوضوح بحيث يبتعد عن اللبث أو تعدد التأويل من شخص لآخر.
بعيدًا عن التحيز: يجب على التقرير الإداري أن يكون موضوعيًا تمامًا، بحيث لا يتم صياغته بهدف تحقيق الضرر بشخص أو قسم أو مؤسسة، إنما يكون الهدف النهائي منه هو تحقيق الأفضل للشركة فحسب.
يسهل قياسه: على التقارير الإدارية أن تكون محددة المعطيات، بحيث يسهل استخدام هذه المعطيات في قياس ما يحتويه التقرير من معلومات، والتي يفضل دائمًا أن يكون مكتوب بلغة الأرقام، بحيث يسهل التعامل معها وترجمتها إلى معلومات ذات قيمة.
دقيق: يجب على التقرير الإداري أن يكون دقيق فيما يحتويه من بيانات، فغير مسموح بالبيانات التقريبية أو المعلومات الغير مؤكد من صحتها أو التي تقبل أكثر من تأويل، فهذه المعلومات سينتج عنها قرارات مصيرية ستؤثر في نشاط شركة ونموها.
سهل الفهم: يتم استخدام الأدوات الحديثة عند إنشاء التقارير الإدارية كالجداول والرسوم البيانية وأدوات التنظيم، بحيث يسهل تحويل البيانات إلى معلومات يسهل قراءتها واستيعابها.
يعتمد على المقارنات: يعتمد التقرير الإداري في أساسه على عقد المقارنات المستمرة فيما تمتلكه المؤسسة من بيانات ثم الخروج بنتائج تساهم في تطور العمل وإصلاح ما به من قصور وتقوية ما يضمه من مميزات.

أهمية إعداد تقرير إداري

تكمن أهمية إعداد تقرير إداري في كونه نقطة البداية التي تنطلق منها المؤسسة فيما تصدره من قرارات، فهو يمنح العاملين بها صورة شاملة حول ما يدور حوله العمل وما حققوه من نتائج وما تمر به العملية الإنتاجية من كواليس؛ وعلى هذه النتائج يتم الخروج بقرارات جيدة تساعد في إعادة تقويم العملية الإنتاجية وتطويرها بشكل أكثر فعالية وجودة.

تساعد التقارير الإدارية المسؤولين على متابعة العمل خطوة بخطوة بحيث يسهل اكتشاف الأخطاء من اللحظة الأولى لوقوعها ومعالجتها، دون التسبب بنتائج عكسية قد تضر العاملين وكذلك المؤسسة.

تساعد التقارير الإدارية على الانخراط في بيئة العمل والإحاطة بما يقوم به أعضاء الفريق أو المؤسسة من أعمال وتأثيرها على النشاط ككل، مما ينمى روح التعاون بين الأقسام المختلفة وبعضها البعض.

تساعد التقارير الإدارية على تسهيل عملية الإشراف والتقويم، حيث من خلالها يسهل اكتشاف جوانب التقصير ومعرفة المسؤولين عنه وكذلك محاسبتهم والعمل على تفادي تكراره.

تعمل التقارير الإدارية على توثيق وأرشفة كل صغيرة وكبيرة في الشركة، بحيث يسهل الرجوع إليها واستخدامها وقت الأزمات دون بذل وقت أو مجهود.

تساعد التقارير الإدارية على تسهيل عملية التنظيم داخل الشركة، حيث من بداية كتابتها يتم توضيح كافة المهمات المرفقة فيها ومن المسؤول عليها وكيف تتم وما نتجت عنه وما الخطوات التي تليها.

تقوم التقارير الإدارية بقياس نجاح خطط الشركات والعمل على تقييمها بشكل موضوعي، بحيث يسهل اتخاذ قرار المضى قدمًا فيما تقوم به الشركة من أنشطة أو العدول عن الفكرة وتفادي المزيد من الخسائر.

تساعد التقارير الإدارية المحترفة على تكوين صورة شاملة حول نظام الشركة وأدائها وكذلك الاتجاه الذي تسير فيه، بحيث يسهل على المسؤولين دراسة الواقع وإعداد الخطط اللازمة لمواكبة المستقبل.

تساعد التقارير الإدارية أيضًا على معرفة ما تواجه الشركة من تحديات وما قد تقابله من فرص، بحيث تضع الشركة الخطط اللازمة للتعامل مع ذلك.

تساعد التقارير الإدارية على تخفيض التكاليف داخل المؤسسات، وذلك راجع لتطبيق التوصيات التي يتم استخلاصها من ما تحتويه من معلومات والعمل على تطبيقها.

تساعد التقارير الإدارية أيضًا على زيادة كفاءة عملية التخطيط، بحيث يتم التخلص من المهام الغير ضرورية أو العقبات التي تؤدى إلى تأخير العمل أو التأثير على جودته.

كيفية إعداد تقرير إداري؟

بعدما أطلعنا على كل من خصائص التقرير الإداري وأهميته، يتبقى لدينا تناول طريقة إعداده الاحترافية، لكن لزم هنا التنويه أن لكل مجال نوع معين من التقرير الخاص به، والذي يختلف من هدف لآخر، لكن جميع التقارير تتشابه في بعض النقاط العريضة، والتي سنناقشها هنا كالتالي:

قم بتسمية التقرير بعنوانه المباشر: يستلم مسؤولي الإدارة يوميًا العديد من التقارير والتي تماثل تقريرك في الأهمية والضرورة، لذلك يجب عليك أن تسهل الأمر على قارئ التقرير، بحيث توضح له من البداية الموضوع المتعلق به وما الذي يناقشه. فلا تجعل الأمر معقدًا ولا تجعله سطحيًا، وضح الأمر بطريقة مباشرة ودقيقة وابتعد عن أى استعارات أو إهمال في طريقة التسمية أو التوضيح.
ضع مقدمة موجزة للتقرير: يجب أن يشتمل التقرير في بدايته على مقدمة توضح المعطيات التي يتعامل معها وأى الموضوعات يناقش وما الهدف من مناقشتها، بحيث يسهل على متلقى هذا التقرير معرفة أهميته وما الذي يبحث عنه داخل التقرير بالنظرة الأولى له.
أكتب محتويات التقرير: بد كتابة الفكرة العامة للتقرير أو مقدمته الموجزة، قم بإدراج جدول للمحتويات أو فهرس مختصر لجميع الأمور التي يناقشها التقرير وكذلك موقعها منه، فإذا رغب المسؤول في معرفة نقطة ب مباشرة يذهب إلى الصفحة الخاصة بها دون بذل أى مجهود أو تضيع وقت. وإذا رغب في زيارة موقع معين، يضغط على الرابط فينقله إليه دون أي تشتيت.
أكتب أهداف التقرير: بعد كتابة محتويات التقرير بدقة، عليك أن تتجه إلى صُلْب الموضوع الأساسي وذلك بتناول الأهداف المحددة له وتوضيح ما وصل إليه التقرير من بيانات وكيف تم قياسها بدقة وما ضمته من نتائج ومعطيات.
صمم ملخصًا للتقرير: بعد تناول أهداف التقرير وعملية قياسها بشكل مفصل، يأتي دور الرسوم البيانية وأدوات التنظيم الذكية في الربط بين المعلومات واستخراج ملخصًا لها، بحيث تقدم لغير المتخصصين، بحيث تساعدهم على معرفة ما ألت إليه البيانات دون الخوض في التفاصيل الطويلة والمعقدة.
الخروج بتوصيات: لا تتعلق عملية كتابة التقارير الإدارية بتناول الأرقام والبيانات الصماء فحسب، بل يجب على هذه التقارير أن تقوم بمعالجة هذه البيانات وتحويلها إلى معلومات والعمل على تقديم توصيات واقتراحات تساعد في رفع كفاءة المنشأة؛ لذلك فالنقطة التالية والمنطقية في عملية إعداد التقارير الإدارية، هو استخلاص اقتراحات فعالة مما تم تقديمه من بيانات، بحيث تزيد من الإنتائجة وتعالج ما تواجه المؤسسة من قصور أو ضعف.

أهمية إعداد تقرير إداري

كيفية إعداد تقرير إداري؟

قم بتسمية التقرير بعنوانه المباشر: يستلم مسؤولي الإدارة يوميًا العديد من التقارير والتي تماثل تقريرك في الأهمية والضرورة، لذلك يجب عليك أن تسهل الأمر على قارئ التقرير، بحيث توضح له من البداية الموضوع المتعلق به وما الذي يناقشه. فلا تجعل الأمر معقدًا ولا تجعله سطحيًا، وضح الأمر بطريقة مباشرة ودقيقة وابتعد عن أى استعارات أو إهمال في طريقة التسمية أو التوضيح.
ضع مقدمة موجزة للتقرير: يجب أن يشتمل التقرير في بدايته على مقدمة توضح المعطيات التي يتعامل معها وأى الموضوعات يناقش وما الهدف من مناقشتها، بحيث يسهل على متلقى هذا التقرير معرفة أهميته وما الذي يبحث عنه داخل التقرير بالنظرة الأولى له.
أكتب محتويات التقرير: بد كتابة الفكرة العامة للتقرير أو مقدمته الموجزة، قم بإدراج جدول للمحتويات أو فهرس مختصر لجميع الأمور التي يناقشها التقرير وكذلك موقعها منه، فإذا رغب المسؤول في معرفة نقطة ب مباشرة يذهب إلى الصفحة الخاصة بها دون بذل أى مجهود أو تضيع وقت. وإذا رغب في زيارة موقع معين، يضغط على الرابط فينقله إليه دون أي تشتيت.
أكتب أهداف التقرير: بعد كتابة محتويات التقرير بدقة، عليك أن تتجه إلى صُلْب الموضوع الأساسي وذلك بتناول الأهداف المحددة له وتوضيح ما وصل إليه التقرير من بيانات وكيف تم قياسها بدقة وما ضمته من نتائج ومعطيات.
صمم ملخصًا للتقرير: بعد تناول أهداف التقرير وعملية قياسها بشكل مفصل، يأتي دور الرسوم البيانية وأدوات التنظيم الذكية في الربط بين المعلومات واستخراج ملخصًا لها، بحيث تقدم لغير المتخصصين، بحيث تساعدهم على معرفة ما ألت إليه البيانات دون الخوض في التفاصيل الطويلة والمعقدة.
الخروج بتوصيات: لا تتعلق عملية كتابة التقارير الإدارية بتناول الأرقام والبيانات الصماء فحسب، بل يجب على هذه التقارير أن تقوم بمعالجة هذه البيانات وتحويلها إلى معلومات والعمل على تقديم توصيات واقتراحات تساعد في رفع كفاءة المنشأة؛ لذلك فالنقطة التالية والمنطقية في عملية إعداد التقارير الإدارية، هو استخلاص اقتراحات فعالة مما تم تقديمه من بيانات، بحيث تزيد من الإنتائجة وتعالج ما تواجه المؤسسة من قصور أو ضعف.

في النهاية، فإن أهمية إعداد التقرير الإداري لا تكمن في كونه مستندًا ملخصًا لما تقوم به المؤسسة من مهام، ولكن لكونه الأداة التنظيمية الأهم في العملية الإنتاجية كلها، فإذا ساءت عملية التنظيم هذه من بدايتها، فكل النتائج التي تترتب عليها ستسوء كذلك، فإذا رغبت في الوصول إلى نتائج مثمرة في النهاية، أمنح بدياتك الكثير من الاهتمام.

يمكنك الحصول على المزيد من المعلومات الاحترافية في مجال الإدارة، عبر زيارة منصتنا الاحترافية والتي تضم تشكيلة موسعة من الكورسات المتخصصة والتي يقدمها نخبة من الخبراء والمتمرسين.