50% إلى 70% من التكلفة الإجمالية للشركات ولاسيما الصناعية منها، يتم إنفاقها بشكل كامل على أوامر التوريد وشراء المواد الأولية، مما يجعل الوصول إلى هامش ربح مجدي أو زيادة في الأرباح بشكل معقول، واحدة من الأحلام صعبة التحقيق على أرض الواقع.

لذلك يمكن أن نستنتج لماذا تهتم الشركات ولاسيما الاحترافية منها بإدارة المشتريات، إذا تعد هذه الإدارة هي حصانها الرابح فيما يتعلق بموازنة التكاليف ومساعدة الشركة في تحقيق أهدافها في الربح المادي، لكن ماذا تكون هذه الإدارة وما هي مهامها وأهدافها وما علاقتها بالإدارة المالية، دعنا نتناول الإجابة عن ذلك بالتفصيل من خلال السطور الآتية:

ما هي إدارة المشتريات؟

تعرف إدارة المشتريات بكونها الإدارة المسؤولة عن توفير وإدارة موارد الشركة بحيث تكون الإدارة الملزمة بتوفير كافة احتياجاتها من مواد أولية ومعدات وبضائع وفقًا للميزانية التي تم وضعها لذلك، مع الاهتمام بعاملي الجودة والتكلفة المنخفضة في نفس الوقت.

من ذلك يمكن الفهم أن إدارة المشتريات هي الإدارة المخول لها التعامل مع الموردين، بحيث تتولى مهمة تحديد احتياجات الشركة الأولية من موارد ومن ثم تحديد أي من الموردين قادر على تلبية هذه الاحتياجات وفق السعر والجودة المطلوبة، ومن ثم تتولى مهمة التقييم بينهم، والوقوع على اختيار الأفضل بشكل الذي يتوافق مع متطلبات الشركة ولا يضر بخططها الاستراتيجية أو ميزانيتها الموضوعة سلفًا أو أهدافها للربح التجاري.

ما هي أهداف إدارة المشتريات؟

من المفهوم العام لإدارة المشتريات يمكنك أن تتلخص أهم الأهداف الخاصة بها والتي تتمحور حول الآتي:

تقليل التكلفة

تختلف طبيعة إدارة المشتريات من شركة لأخرى طبقًا للمجال الذي تنتمي إليه وحجم الشركة نفسها وطبيعة الموارد التي تحتاجها، لكن مع ذلك وبرغم هذه الاختلاف إلا أن جميع إدارات المشتريات في جميع المشاريع تشترك في هدف واحد أساسي وهو العمل على تقليل التكلفة الإجمالية لمتطلبات الشراء.

تحرص إدارة المشتريات الاحترافية على الوصول إلى عروض بيع جيدة يمكن من خلالها الجمع بين عنصري الجودة والسعر المناسب، وذلك لكون التكلفة الإجمالية لشراء المواد قد ترتفع في بعض الأحيان بالشكل الذي يجعل هامش الربح الناتج عن عملية التصنيع غير مجدي ولا يغطى حتى تكاليف الإنتاج، لذلك على هذه الإدارات أن تحرص على اللجوء إلى أساليب واستراتيجيات معينة يمكن من خلالها خفض تكلفة الإنتاج إلى أقل نسبة مقبولة بدون أن يؤثر هذا على جودة المنتج أو الخدمة ذاتها.

إدارة العلاقات مع الموردين

التعامل مع الموردين ليس بالأمر الهين ولاسيما في سوق تنافسي يرغب كل تاجر فيه باحتكار السوق، لذلك عادة ما يميل بعض المنافسين إلى استخدام استراتيجيات استمالة الهدف منها جذب الموردين إلى صفه وشح المواد الأولية عن خصومه في السوق، لذلك تعد إدارة العلاقات مع الموردين واحدة من الاستراتيجيات الناعمة المستخدمة في عالم البيزنس، حيث تساعد على الاحتفاظ بالموردين وعدم استقطابهم من قبل المنافسين، بالإضافة إلى الوصول إلى نوع من التعاون المثمر لكلا الطرفين.

يمكنك معرفة المزيد عن إدارة العلاقات مع الموردين من خلال الاطلاع على الكورس المخصص لها على منصتنا التعليمية، كما يمكنك الحصول على مزيد من المعلومات من خلال الاطلاع على مقال: استراتيجيات إدارة الموردين: الأنواع وأساليب التقييم وأهم 7 طرق فعالة.

تنويع العروض

من أهداف إدارة المشتريات أيضًا أن تحرص على توفير بدائل مختلفة لعروض الأسعار المقدمة من الموردين، بحيث لا تجعل اعتماد الشركة الكلي مركز على مورد واحد أو اثنان قادرين على التحكم فيها، بل تمنحها وفرة من العروض المتنوعة التي تجعلها تختار الأنسب بما يتوافق مع ميزانيتها وخططها الاستراتيجية في السوق.

تكمن الأهمية الخاصة بتنوع العروض في منح الشركة نوع من أنواع التجديد الذي قد ينتج عنه شبكة علاقات قوية أو قد يسهم في إضافة لمسة جديدة على طبيعة المنتج أو الخدمة المقدمة، وهي كلها أشياء مفيدة وصالحة لتطوير العمل وتلبية احتياجات المستهلكين، وهو أمر لم يكن ليحدث لو اكتفت الشركة طول فترة عملها بأفكار واحدة ومورد واحد طوال الوقت قد يكون غير مواكب للتغير.

تلبية متطلبات العمل

يعد تلبية احتياجات العمل واحدة من أهم الأهداف الخاصة بإدارة المشتريات ومن أجلها تعمل هذه الإدارة، وهي في ذلك مسؤولة عن توفير أي متطلب قد تحتاجه الإدارات المختلفة سواء قبل مدة من رغبتها فيه أو فجأة عند وقوع أزمة أو من أجل مستقبل قريب أو بعيد وقف خطة استراتيجية معينة.

وهي في ذلك تمتلك مسؤولية كاملة على دراسة احتياجات السوق وتوفيرها والتنبؤ بالتغيرات المستقبلية المحتملة فيه، بالإضافة إلى الوصول إلى سعر مناسب يتوافق مع ميزانية الشركة وفي نفس الوقت لا يتعارض مع مستوى الجودة المطلوبة وتوقيت الاستلام المنشود.

إيجاد حلول مبتكرة

بجانب الأهداف السابقة، تعد الحلول المبتكرة هي الحد الفاصل بين إدارة المشتريات الروتينية وإدارة المشتريات الاحترافية، إذا تحرص الأخيرة لا على توفير الاحتياجات فحسب، بل تبحث وتستقصي جميع الوسائل المتاحة لتوفير هذه الموارد بأقل مجهود وتكلفة وفي أسرع وقت وبأعلى جودة في نفس الوقت.

هذه المهمة بالرغم من كونها مستحيلة للبعض، إلا أنها بالنسبة للإدارات المحترفة تعد تحدى يجب الفوز فيه، ولكي تنجح في تحقيق ذلك تستعين بكافة الأدوات التكنولوجية المتاحة سواء من معرفة أو تقنيات، في سبيل الوصول إلى الحلول الجديدة في المجال المستهدف وأهم التقنيات والاستراتيجيات المستحدثة فيه.

تقليل المخاطر

من الأهداف الخاصة بإدارة المشتريات أيضًا هو الحرص على تقليل المخاطر وضمان أمن التوريدات، وذلك بالاعتماد على أكثر من مورد لتفادى الوقوع في أزمات فسخ العقود أو التحكم في الأسعار، بالإضافة إلى ضمان جودة المواد الأولية نفسها ومطابقتها للمواصفات.

بالإضافة إلى ما سبق، على إدارة المشتريات الاحترافية أن تحدد للشركة الأم أي من منتجاتها هي الأهم بالنسبة لها وأي منها يجب تأمينه بشكل خاص، وأي منها يجب توفير فائض احتياطي منه في المخزون لتفادي الوقوع في أزمات شح في السوق متوقعة.

ضمان الجودة

على إدارة المشتريات أن تحرص على مستوى جودة منتجاتها وذلك بتحديد طبيعة المواد الأولية التي ترغب في استخدامها وما هي مستويات الأداء المفترض العمل بها خلالها، وما هي المؤشرات التي يمكن من خلالها تحديد ما إذا كانت جودة الأداء ترتفع إلى المستوى المطلوب أم لا؟

كما يجب على إدارة المشتريات أن تتعاون مع مورديها بالشكل الذي يوفر نوع من أنواع التطوير الفني المطلوب، بحيث يساهم هذا في رفع كفاءة الموردين في نفس الوقت ومستوى إنتاجيتهم، كما يساعد في رفع مستوى جودة المنتجات ورضا العملاء المستهدفين عنها كذلك.

مراقبة المخزون

بجانب ما سبق، على إدارة المشتريات أن تولى إدارة المخزون أهمية خاصة، إذا يوجد علاقة دائمة تربط هاتين الإدارتين وكلاهما يعتمد على الآخر، وبالتعاون بينهم يكون لدى إدارة المشتريات علم وافي بالعناصر الموجودة في المخزون وهل كافية لتغطية الطلبات لفترة زمنية معينة أما في حاجة لإصدار أوامر شراء جديد؟ هل الموجود في المخزون كافي لتنفيذ الخطط الاستراتيجية التي تم الاتفاق عليها من قبل الإدارة العليا، أم أن هنالك عناصر يفتقدها المخزون ويجب توفيرها في أقرب وقت وهكذا؟

على إدارة المشتريات أيضًا أن تحدد المستويات التي يصنف إليها المخزون وكيف يتم التعامل في كل مستوى على حدى، كما عليها أن تراجع كل من المرتجعات والمنتجات المرفوضة والغير مقبولة وتحدد الأسباب التي أدت إلى ذلك وما إذا كان الأمر يتعلق بجودة المواد الأولية أم لا؟ وما الإجراء المتبع في هذه الحالة؟

ما هي مهام إدارة المشتريات؟

إدارة الموردين:

المهمة الأولى لإدارة المشتريات هي إدارة العلاقات مع الموردين وفيها كما أوضحنا سابقًا يتم اختيار وتفضيل وتقييم بين الموردين الموجودين في السوق واختيار الأفضل بينهم بما يتناسب مع ميزانية الشركة والاحتياجات الحالية والمستقبلية للمؤسسة.

تحقيق التكامل مع الأقسام الأخرى:

على إدارة المشتريات أن تحقق التكامل مع الأقسام والإدارات الأخرى وذلك بتوفير كافة المتطلبات التي تحتاجها هذه الأقسام حتى قبل الحاجة إليه، بحيث تتجنب تأخر عملية الإنتاج أو تأثر إدارة بأخرى أو الوقوع في أي خطأ ناتج عن تأخر تسليم التوريدات.

إدارة المشتريات والعقود

على إدارة المشتريات أن تضمن التدفق المستمر للإنتاج وذلك بالإمداد المستمر للمواد الخام والأدوات وخدمات الإصلاح والصيانة، ولكي تقوم بإدارة هذه النقطة بكفاءة عليها أن تقوم بإبرام العقود وإدارتها بشكل رسمي يحافظ على حقوق وواجبات جميع الأطراف، كما يقلل من التأخيرات الناتجة على عدم الالتزام أو الرجوع في أي شرط تم الاتفاق عليه مسبقًا.

إدارة طلبات الشراء

تقوم إدارة المشتريات بتنظيم وإدارة طلبات الشراء من خلال اللجوء إلى أنظمة مؤتمتة وخطط يتم وضعها سلفًا لجعل عملية الشراء تتم بسلاسة وسرعة بدون أي عقبات، وتتضمن هذه العملية العديد من الخطوات منها إنشاء الخطط والمهام وتحديد الأولويات وتكليف المختص بكل مهمة وتدوين الحسابات واستلام الفواتير، بالإضافة إلى تقديم التقارير والإحصائيات.

إدارة التكاليف والتحكم في الإنفاق

تقوم مهمة إدارة المشتريات على البحث عن أفضل الأسعار التنافسية الموجودة في السوق والفوز بصفقات تعاونية مع موردين يتسمون بالجودة والالتزام، كما تقضي مهمتهم أيضًا على تقليل التكلفة بالشكل الذي يجعل الإنفاق أقل بكثير من الربحية المتوقعة منه، وذلك من خلال تبسيط عملية الإنتاج وكذلك المراحل التي تمر بها بدون أن يؤثر ذلك على الجودة المطلوبة.

تحسين الكفاءة

بجانب المهام السابقة، على إدارة المشتريات أن تقوم بتحسين كفاءة العمل وذلك باللجوء إلى الأساليب التكنولوجيا الحديثة التي تساهم في تسريع عملية الإنتاج ورفع جودته، كما عليها أيضًا أن تحرص على تدريب وتطوير مهارات العاملين بالشكل الذي يتوافق مع متطلبات السوق الحالي والمستقبلي وبالشكل الذي يسمح لهم باقتراح أفكار إبداعية قد تساهم في تغير شكل المنتج وتحسينه لأضعاف مضاعفة بسهولة.

رقابة صارمة على المخزون

من المهام الضرورية لإدارة المشتريات أن تفرض نوع من الرقابة الصارمة على المخزون وذلك تفاديًا للمصاريف الغير ضرورية والتي قد تؤثر بالسلب على عملية الإنتاج وكذلك الموازنة العامة، لذلك تلجأ إدارة المشتريات إلى نظم أتمتة شاملة لديها صلاحية الوصول إلى المخزون ومعرفة الموجود فيه، بحيث يمكن من خلال نقرات بسيطة معرفة المتاح في المخزون والفاقد والمرتجع، بالإضافة إلى تحديد الفترات الزمنية بين الرغبة في شراء منتج ما مرة أخرى.

علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية

كما أوضحنا سابقًا فإن المهمة والهدف الأول لإدارة المشتريات هو أن تقوم بتخفيض التكاليف المالية الخاصة بالمؤسسة، وأن تساهم استراتيجياتها في توفير النفقات واللجوء إلى أساليب أكثر ذكاء فيما يتعلق بالمصروفات، لذلك يمكن وصف العلاقة التي تربط بين إدارة المشتريات والإدارة المالية بكونها علاقة تبادل منفعة، حيث تحرص الأولى على تخفيض مصروفات الثانية، بينما تحرص الأخيرة على توفير احتياجات الأولى.

تعد علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية هي الأكثر قوة وارتباطًا عن غيرها من الإدارات الأخرى، إذا التعاون بينهم يتم تقريبًا يوميًا حتى ولو لم يكن بطريقة مباشرة في بعض الأحيان، إذا بعلم إدارة المشتريات بالميزانية التي خصصت الإدارة المالية لقسم المشتريات، تقوم بالبحث عن العروض التنافسية المناسبة التي تخضع لهذه التكاليف، وفي نفس الوقت ومع دراسة الإدارة المالية لاحتياجات عملية الإنتاج ومع مراجعة التقارير والإحصائيات التي تطلعها إياها إدارة المشتريات، تحرص على توفير ميزانية تساعدها في تلبية احتياجاتها بالشكل المعقول.

يمكن تشبيه علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية، بكونها علاقة مترابطة لا يمكن فصلها في أي قطاع، فسواء كانت الشركة ضخمة أو ناشئة أو حتى لم ترتقي لأكثر من مشروع صغير، فالإدارة المالية وإدارة المشتريات لابد أن يحكمها العمل معًا بشكل أو بأخر، فالأولى عليها أن توفر النفقات اللازمة التي من خلالها يتم شراء المواد الخام اللازمة للصناعة والثانية عليها أن توفر المواد التي من خلالها يتم الإنتاج وتربح الشركة وتوفر أموال تدخل في ميزانيتها.

لذلك لا يمكن القول إن هناك إدارة تقدم الخدمة الثانية قبل الأخرى، إنما هما في مسار دائري ليس له بداية أو نهاية، ولا يمكن الخروج منه أو فصل كلاهما، الإدارية المالية تعمل من أجل توفير احتياجات إدارة المشتريات، وإدارة المشتريات تعمل من أجل توفير المنتجات التي من خلالها يتم توفير ميزانية الإدارة المالية وهكذا.

لذلك لا ريب أن الخبرة المالية لمدير المشتريات شرط يجب توافره في شاغر هذا المنصب، إذا عادة ما تتقاطع الطرق بين الإدارتين في كثير من المواقف، لذلك ما إذا كنت تسعى أن تكون مدير مشتريات ناجح أو ترغب في دخول هذا المجال من البداية، فكل ما عليك فعله هو زيارة كورس مقدمة في إدارة المشتريات التابع لمنصتنا التعليمية، بالإضافة إلى قسم إدارة سلاسل الإمداد والذي بدوره يضم تشكيلة ضخمة من الكورسات المتخصصة في إدارة عمليات الإنتاج من بداية شراء المواد الخام وصولًا لعملية الاستيراد والتصدير.