كيفية إعداد شيت حسابات بسيط للمشاريع الصغيرة والمتوسطة؟

تكمن أكبر مشاكل أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة هو عدم قدرتهم على متابعة الأمور الحسابية الخاصة بمشروعهم بكفاءة، الأمر الذي يعرضهم لنوع من الفوضى فى عملية الإدارة، بجانب التعرض للعديد من الخسائر والأزمات الغير محسوبة. من خلال مقالنا كيفية إعداد شيت حسابات بسيط للمشاريع الصغير والمتوسطة، سنساعدك على أخذ أول خطوة فى مجال الحسابات الإدارية، بحيث تستطيع فهم كل ما يتعلق بالأمور المالية الخاصة بمشروعك بسهولة، بداية من كيفية عمل جرد للكميات والأصناف، وصولًا لطريقة حساب إجمالي الربح والخسارة وأهم المعادلات الحسابية المستخدمة فيها. 

أهم المعادلات الحسابية التي تفيدك عند عمل شيت حسابات مبسط

يعد برنامج الأكسيل هو أحد أهم وأفضل  البرامج المستخدمة من قبل المحاسبين والعاملين في قطاع الموارد المالية باختلاف مستوياتهم ومسماهم الوظيفي، ويتم استخدامه اعتمادًا على المرونة التي يسمح بها البرنامج لمستخدميه فى التعامل مع الأرقام والمعادلات الحسابية المعقدة بكل سهولة. وبما إنك فى بداية نشاطك التجاري فبرنامج الأكسيل يعد صديق مثالي لمساعدتك في مراقبة أدائك المالى وما يحتاجه مشروعك من إيرادات ومصروفات.

• SUM

أولًا عند التعامل مع الأرقام، فالمعادلات الحسابية البسيطة كالطرح والضرب والقسمة تعد هى الأكثر شيوعًا فى الحسابات، فإذا كان لديك مثلًا محل ملابس، وترغب فى جمع أسعار البضائع المتاحة كالآتي: 

كل ما عليك فعله هو  تحديد خانة لوضع إجمالى السعر فيها ثم تقوم بمراعاة الآتي: 

• قبل البدء في قيام أى معادلة عليك بتحديد الخانة المراد وضع القيمة النهائية فيها ثم الضغط على  خانة Fx  الخاصة بالمعادلات، أو كتابة  =
• عند إجراء عملية الجمع يتم إختيار SUM من قائمة الإقتراحات المنسدلة أو كتابتها يدويًا في الخانة المحددة أو إختيارها من  HOME   ثم الضغط على أداة  AUTO SUM  وإختيار SUM
• قبل إجراء العملية الحسابية يجب فتح قوس لإجراء العملية بشكل صحيح أما بملائها يدويًا أو الضغط على TAP  أو الضغط على يسار الماوس مرتين متتابعتين، ثم قفلها بعد الإنتهاء. 
• إذا رغبت في إجراء عملية جمع بين خانتين فقط، يمكنك أما تحديد الخانتين عن طريق المؤشر أو كتابة أسماء الخانات يدويًا كالآتي: 

مثلا إذا رغبت في الجمع بين التيشرتات والقبعات فى الفرع الأول في المثال السابق، ستجد أن الأولى تتواجد فى العمود B وفى الصف الـ 3، أما القبعات فتوجد فى العمود E وفى الصف الثالث إذن فعملية الجمع بينهما سيتم كتابتها كالآتي: 

=SUM(B3,E3)

• بمجرد أن تقوم بالضغط على  ENTER سيقوم البرنامج تلقائيًا بإجراء عملية الجمع. 

الأمر ذاته يحدث عند إجراء عملية الطرح أو الضرب أو القسمة، باختلاف فقط الرموز المستخدمة، لكن فى المثال السابق كان الأمر مقتصرًا على بيانات عمود واحد وبين خانتين فقط، ما العمل عندما يتم التعامل مع  مئات أو آلاف المدخلات؟ 

حينها لا يتم العمل يدويًا على كل عملية حسابية على حدى، بل يجب فقط إجراء العملية الحسابية المرادة على اول خانة فى الصف أو العمود المراد، ثم تحديد الخانة وتحريك المؤشر إلى أقصى اليمين بحيث يتحول إلى علامة الزائد، ثم سحبه إلى الأسفل فى حالة إجراء العملية الحسابية على عمود معين، أو يمينًا أو يسارًا فى حالة تحديد صفًا ما. 

مثلًا في المثال السابق إذا رغبت في تكرار عملية الجمع التي تمت فى الفرع الأول مع باقي الفروع، كل ما عليك فعله هو الضغط على علامة الزائد اسفل يمين الخانة المحددة، ثم سحب المؤشر لأسفل كالآتي: 

بمجرد ترك المؤشر ستجد إن البرنامج قام بملء البيانات تلقائيًا كالآتي: 

أما في حالة الرغبة في جمع عدد المنتجات الموجودة في كل فرع على حدى، فكل ما عليك فعله هو تحديد الخانات المنشودة، بحيث تحدد نقطة البداية والنهاية، ثم تقوم بالضغط على  ENTER

وفى حالة ما رغبت في تكرار الأمر، كل ما عليك فعله هو السحب التلقائي ويتم ملء الخانات، والأمر ذاته إذا تم الأمر بالنسبة لعدد المنتج الواحد في أكثر من فرع: 

عملية الملء التلقائي مفيدة خاصة في عملية التسلسل الرقمى أو التاريخي ـ فإذا كنت ترغب في إضافة تسلسل تاريخي للفواتير أو ترغب في وجود تسلسل رقمي معين في الترتيب، كل ما عليك فعله هو كتابة أول خانتين بالتسلسل المنشود، ثم قم بسحب المؤشر ليتم ملائهم تلقائيًا بالتسلسل المنشود 

• Count

أحيانًا ما تحتاج إلى معرفة عدد الصفوف أو الأعمدة التي يضمها صفحة الأكسل الواحدة، وخاصة ما إذا كانت الصفحة تضم العديد من البيانات والأرقام، كل ما عليك فعله هو تحديد خانة فارغة، ثم كتابة المعادلة بهذا الشكل: 

=COUNT(B5:G5)

ثم الضغط على ENTER.

• AVERAGE 

المتوسط الحسابي هو  إجمالي عملية القسمة ما بين مجموع الأرقام أو المعطيات المطروحة، على العدد الكلي لها. فإذا افترضنا  أن الأرقام التالية مطلوب إيجاد متوسط حسابي لها: 3, 10,8,2,9، فإن العملية الحسابية ستتم كالآتي: 

جمع الارقام/ عددها=  (3+9+2+8+10) /  5 = 6.4

أما في الأكسيل فيتم ذلك تقائيًا، فإذا رغبنا في معرفة متوسط عدد التشيرتات في جميع الفروع مثلًا فكل ما علينا فعله هو كتابة المعادلة الآتية: 

=AVERAGE(B3:B5)

 ثم الضغط على ENTER فقط. 

• MAX

تساعدك دالة  MAX  على معرفة أكبر قيمة موجودة في المعطيات المطروحة بسهولة، فإذا كنت تعمل على شيت للأرباح، وترغب في معرفة أكثر ربح تم تحقيقه خلال فترة زمنية معينة، ستساعدك دالة MAX  على معرفة ذلك فى ثواني؛ وذلك عن طريق كتابة المعادلة الآتية: 

=MAX( بداية التحديد إلى نهايته) 

• MIN

تعد دالة الـ  MIN  هى المقابل لـ  MIX، فمهتمها تحديد أصغر قيمة تم إدراجها عن طريق القيام بالمعادلة الآتية: 

=MIN( بداية التحديد إلى نهايته) 

 بجانب المعادلات السابقة فأحيانًأ ما تتوفر لديك مجموعة من البيانات الخاصة بقائمة معين، كأن تمتلك قائمة بأسماء ماركات تيشرتات معينة، وترغب في أن توضح العدد المتوفر من كل براند بدون أن تسمح بالتعديل فى اسم البراند أو فى إدراج أي براندات إضافية. نفس الأمر لو كانت هناك قائمة بأسماء عملاء سابقين، وترغب في إنشاء ملف خاص بكل واحد منهما على حدا، لكنك ترغب في وجود قائمة تضمهم جميعهم، بحيث يمكنك الاختيار بسهولة منها دون الحاجة لتنقل فى اكثر من شيت ونسخ ولصق البيانات؛ هذه المهمة تتم بسهولة عن طريق أداة تسمى بالـ DATA VALIDATION، وهى أداة تسمح لك بإنشاء نافذة منبثقة اعتمادًا على بيانات تم إدراجها سلفًا، بحيث تقوم بالإختيار بين معطياتها بكل سهولة. 

مثال يوجد لدينا مجموعة من أسماء العملاء كالآتي: 

من خلال قائمة  DATA  نقوم بإختيار  Data Validation  ثم إختيار  خيار list  من القائمة المنسدلة: 

 ثم تحديد خانات أسماء العملاء كمصدر للقائمة، ثم الضغط على  Enter.

بعد معرفة أهم المعادلات الحسابية التي يتم إجرائها فى الحسابات وكيفية تطبيقها، أنت الآن مستعد لمعرفة الطريقة الصحيحة لتصميم كل من شيت الخزانة، وشيت الجرد الشهري، بالإضافة إلى شيت صافى الربح والخسائر. 

كيفية تصميم شيت الخزانة؟

يعد شيت الخزانة هو أبسط أنواع الجداول التي يتم تصميمها من قبل إدارة الحسابات، وفيه يتم توزيع الجدول كالآتي: 

بحيث يتم توضيح في خانة البيان طبيعة الأموال سواء كانت  مخصصة لدفع أحد النفقات، أو تم توريدها، أو كانت مخصصة لشراء أرض أو بيعها… إلخ. حيث يستطيع الناظر إلى هذه الخانة معرفة سبب وضع هذه الأرقام وإلى أى عملية تنتمي بكل سهولة. 

خانة المدين يتم وضع فيها المصاريف التي يتم صرفها من قبل صاحب المشروع، بحيث تنقص من رصيده النهائي، أما الدائن فهى الإيرادات التي سيتم تحصيلها وستزيد من قيمة الأموال الخاصة به. 

يتم احتساب الرصيد وفقًا لطرح اجمالي المصروفات من الإيرادات، وتحديد نسبة الخسارة والنقصان. 

كيفية تصميم شيت الجرد الشهري؟ 

يتم تصميم شيت الجرد اليومي أو الشهري إعتمادًا على نفس الطريقة وفيها يتم صياغة البيانات كالآتي: 

وفيها يتم إضافة الأصناف أما يدويًا أو  إعتمادًا على وجود قائمة مسبقة تم إعدادها عن طريق الـ Data Validation .

في خانة القوة يتم وضع الأعداد الإجمالية للصنف والتى تم توفيرها من البداية، دون الإهتمام بإذا كان هناك زيادة في هذه الموارد أو نقصان بناء علي عملية البيع. 

في خانة الموجود، يتم كتابة الأعداد الفعلية من الأصناف إعتمادًا على المخزون وتأثرًا بعمليات البيع التي تمت سابقًا. 

في كلا من خانة الناقص والزيادة يتم حساب التغير الذى تم فى الكميات اعتمادا على مجموعة من المعادلات،فمثلًا إذا رغبنا في حساب الناقص في عملية الجرد ستكون المعادلة كالآتي: 

• أولًا نبدأ بـ = ثم كتابة  IF  لعمل معادلة شرطية
• بعد فتح القوس نقوم بتوضيح الشرط المطلوب، ففى حالة الرغبة في تحديد النقصان، سيكون الشرط هو إذا كانت قيمة الموجود أقل من قيمة القوة، حينها سيتم طرح قيمة القوة من قيمة الموجود، أما إذا كانت أكبر منها أو تسويها ستكون القيمة صفر، وهو ما يمكن التعبير عنه كالآتي: 

  =IF(X2>Z2,Z2-X2,0)

   أما في حالة إحتساب الزيادة، فسيتم إجراء كافة الخطوات السابقة مع تعديل المعادلة لتكون كالآتي: 

   

  =IF(X2<Z2,Z2-X2,0)

وفي خانة الملاحظات يتم كتابة التوصيات والاقتراحات التي يراها المحاسب مناسبًا، أو يشرح سبب الإنخفاض أو الزيادة في القوة. 

كيفية حساب صافى الربح والخسارة في المشروع؟

يتم حساب صافي الربح والخسارة في المشاريع اعتمادًا على مجموعة من الطرق المختلفة، البعض منها بسيط للغاية، والبعض يتطلب بناء ميزانية كاملة معقدة ومترابطة البيانات، وبما أنك في بداية مشروعك الصغير، فدعنا نوضح الطريقة الأولية في تصميم جدول الربح والخسارة في الإكسيل كالآتي: 

يتم أولًا تحديد إجمالي تكلفة البضاعة المباعة، وذلك عن طريق حساب (مجموع رصيد المخازن فى أول الفترة الزمنية+ المشتريات التي تمت خلال هذه الفترة) ثم القيام بطرحها من رصيد المخازن في اخر الفترة الزمنية المحددة. 

بعد تحديد تكلفة البضاعة المباعة جيدًا، يتم بعدها تحديد إجمالي المبيعات، ثم طرحها من الأولى وبذلك يتم استخراج إجمالي الربح أو الخسارة. 

يتبقى هنا خطوة تحديد صافى الربح أو الخسارة وفيها يتم تحديد إجمالي المصروفات من: إيجارات وكهرباء وإهلاك وتالفيات ونثريات وغيرها، ثم طرحها من إجمالي الربح والخسارة، وبذلك يتم استخراج الصافى بكل سهولة. 

يمكنك فهم آلية تنظيم جداول الإكسيل في المحاسبة جيدًا عن طريق البحث عن قوالب جاهزة لشيت اليومية الأمريكية، وهى نماذج يعتمد عليها فى معظم الإدارات المحلية والعالمية، كما يمكنك التزود بمجموعة من الكورسات الاحترافية في مجال المحاسبة الإدارية والمالية للمحاسبين وغير المحاسبين من خلال أكاديمية إعمل بيزنس..