7 استراتيجيات ناجحة لقيادة المقابلة الشخصية بنجاح

عندما نتحدث عن المقابلات الشخصية أغلب التفكير يذهب نحو المتقدم إلى الوظيفة: المخاوف التي تساوره، عملية استعداده للمقابلة، تصميمه للسيرة الذاتية، طريقة تقديمه لنفسه، ملابسه، لغته جسده ..إلخ. 

لكن هل المتقدم للوظيفة هو طرف المقابلة الأهم فقط؟ هل وحده الذى يقع عليه الضغط الأكبر في المقابلة الشخصية أما أن المحاور يقع عليه نوع مختلف من المسؤوليات؟ 

على عكس ما هو شائع عزيزى القارئ، فإن مسؤول الـ HR  أو المحاور فى المقابلة الشخصية  يعانى من الكثير من الضغوطات عند إجراء كل مقابلة؛ فالأمر لا يقتصر على مسؤولياته المباشرة أمام مرؤوسيه في اختيار المتقدم المثالي للوظيفة، ولكنه كذلك يلعب دورًا مهمًا فى رحلة المتقدم المهنية، فربما قد تسفر طريقته على اهتزاز ثقة المتقدم بنفسه إلى الأبد، أو قد قد تؤدى إلى خسارة شخص كفوء كان من الممكن أن يؤثر بفعالية على إنتاجية الشركة وأدائها. 

من خلال مقالنا الآتي سنركز على الوجه الآخر للمقابلات الشخصية، سنركز على الكواليس التي يمر بها كل مسؤول HR محترف قبل الإنتقال إلى المقابلة الشخصية، بالإضافة إلى طريقة قيادتها بنجاح. 

كيف تقود المقابلة الشخصية بإحترافية؟

يرى معظم المتقدمين للوظائف الشاغرة أن وحدهم من يقع عليهم ضغوطات مرحلة ما قبل المقابلة الشخصية، وما يقع خلالها من مراحل الاستعداد والتأهيل، لكن على الجانب الآخر فإن مسؤول الموارد البشرية يمر بنفس المرحلة ولكن بصورة مختلفة كالآتي: 

• تحديد المطلوب

يجب على مسؤول الموارد البشرية أن يحدد بالضبط المهارات والخبرات التي يبحث عنها في موظفه المثالي،  فهذه العملية تساعده في تصفية وحصر مئات السير الذاتية وطلبات التقديم  التي يستقبلها يوميًا؛ لذلك يجب أن يخصص وقتًا لنفسه قبل بدء المقابلة الشخصية يحدد عن طريقها كل من: 

• المهارات التي يبحث عنها
•  الطبيعة الشخصية التي تلائم بيئة العمل
•  العيوب التي يمكن التغاضي عنها
•  الصفات التي تمثل نقطة إضافية لصالح المتقدم
• النقاط التي تجعله غير مناسب نهائيًا للوظيفة
•  النقاط التي قد تؤهل صاحبها للحصول على مقابلة ثانية
•  النقاط التي يتضح معها أن الشخص مؤهل لشغر وظيفة أخرى.

كل هذه الاسئلة تساعد مسؤول الموارد البشرية في صياغة الاسئلة التي يرغب في طرحها، بالإضافة إلى تشكيل القالب المثالي لصورة الموظف الذي يبحث عنه.

• حضر الأسئلة وتحضر للأسئلة

بعد تحديد النقاط السابقة، قم بصياغة الأسئلة التي تغطي كل جانب وقم بتحديد ترتيب طرحها. ولا حرج من كتابتها في ورقة والاستعانة بها في المقابلة الشخصية كذلك. 

من المهم معرفة أن المقابلة الشخصية عملية اتصالية من طرفين، فكما تمتلك الحق في طرح الاسئلة، يمتلك هو أيضًا نفس الحق؛ لذلك حاول أن تفهم طبيعة المتقدمين ونوعية الأسئلة التي سيقومون بطرحها، ما العوامل التي تجعلهم يوافقون على عرض العمل المقدم؟ وما الراتب المجزي بالنسبة لهم؟ ما المعلومات التي قد يرغبون معرفتها عن سياسة الشركة وثقافتها؟ وكيف سيؤثر هذا على قراراتهم؟

•  حدد أسلوب الحديث المناسب

تتنوع المدارس المستخدمة في إدارة المقابلات الشخصية؛ فالبعض يفضل استخدام أسلوب رسمى وشديد الصارمة مع المتقدمين، بحيث تظهر ملامح المحاور بوجه الجوكر الذى لا يعكس أى ردود فعل أو تعبيرات، والبعض الآخر يفضل المقابلات التي تمثل الألفة والبشاشة عامل مهم فى إدارتها، والبعض يحاول الجمع بين المدرستين بحيث يحافظ على الإحترافية فى إدارة المقابلة وفى الوقت ذاته لا يتسبب في شعور المتقدم بعدم الراحة أو القلق.

لذلك عند التحضير للمقابلة الشخصية يجب عليك أن تحدد مسبقًا الطريقة التي ترغب بالحديث بها مع المتقدمين، اللغة المستخدمة (الإنجليزية أم العربية؟) الرسالة التي تريد عكسها من طريقيتك؟ ثقافة الشركة التي تريد نقلها؟ 

• لا تحول المقابلة لإستجواب

هناك فرق شاسع بين إدارة المقابلة الشخصية بإحترافية وبين تحويل الأمر لاستجواب؛ ففى الأولى يتم طرح الاسئلة بطريقة منظمة ولبقة من أجل التعرف على شخصية المتقدم ودراسة أهليته للوظيفة، أما في الثانية فالأمر يتعلق باستعراض غاشم للقوة وخلق حالة من الغطرسة والهيمنة على المتقدم. 

لذلك ينصح عند إجراء المقابلة الشخصية بأن يقوم المحاور بتلطيف الأجواء بين حين وآخر، بحيث يمنح المتقدم بيئة آمنة للحديث بحرية، مع مساعدته في تقديم أفضل ما لديه خلال الوقت المسموح له. 

• حدد طريقة إنهاء المقابلة.

طريقة إنهاء المقابلة الشخصية تعكس الكثير عن طريقة سيرها؛ فأحيانًا ما ترسل تعبيرات الوجه رسائل خاطئة للمتقدم بأن تم رفضه أو يحصل العكس. فالبعض قد يخطئ في فهمك ويظن إنه سيحصل على الوظيفة لا محالة و يسرع فى ترك وظيفته الحالية، والبعض قد تقبلهم بالفعل، لكن بسبب تعبيرات وجهك الجافة أو تأخرك في الرد، قد يسرعون فى الإلتزام مع شركات أخرى بعد فقدان الأمل معك. 

لذلك يجب أن تكون واضحًا فى كون: 

•  نتيجة المقابلة سيتم تحديدها في مدة زمنية معنية
• طريقة التواصل في حالة القبول أو الرفض
• إن عملية التقييم  قد تستغرق وقتًا
• الاستفسار إذا كان هناك أي انطباعات مسبقة يرغب المتقدم في توضيحها  أو أسئلة يرغب في طرحها.
• التأكد من وسائل الاتصال التي يمكن من خلالها الوصول للمتقدم مرة أخرى.

• كيفية التقييم؟

تمثل طريقة التقييم فى المقابلات الشخصية أهم عناصر التحضير المسبق؛ فالأمر لا يقتصر على مجموعة من الاسئلة التقليدية أو المعروفة فى المجال، بل يجب أن تكون هذه الاسئلة معدة بطريقة دقيقة لتجيب عن النقاط التي قمت بتحديدها سلفًأ في موظفك المثالي. 

يجب أن يتم توزيع هذه الاسئلة بحيث تكشف عن جميع الجوانب التي تبحث عنها في المتقدم، بداية من خبراته المهنية ومهاراته الشخصية والتكنولوجية، طبيعة شخصيته وأسلوب التعامل، صدقه وحيله الدفاعية، طريقة عمله ومنظوره لنفسه وللعالم المحيط. 

يمتلك مسؤول الـ HR  دقائق محدوده من يومه في سبيل معرفة الشخص المتقدم أمامه وتحديد ما إذا كان مناسب للوظيفة أم لا، فعادة ما يلجأ  مسؤول الموارد البشرية إلى خطوات التقييم الآتية:

• الأسئلة التي تغطي أكثر من جانب في شخصية المتقدم للوظيفة الشاغرة. 
• المهام أو الاختبارات الإضافية التي يطلب من المتقدم إجراؤها للتأكد من مستوى خبرته. 
• إجراء مقابلات ثانية أو ثالثة أكثر تحديدًا وتخصصًا في الوظيفة المتقدم عليها. 
• التواصل مع الشركات السابقة التي سبق أن تعامل معها المتقدم. 
• إستشارة آخرين فى عملية التفضيل سواء زميل في قسم الموارد البشرية أو طرح الخيارات المطروحة أمام المسؤول المباشر للوظيفة المقدمة.

• تحديد طريقة إبلاغ المتقدمين بالرفض أو القبول

تمثل هذه النقطة أصعب خطوات قيادة المقابلة الشخصية وخاصة فيما يتعلق بحالات الرفض؛ فليس من السهل إخبار أحدهم بعدم مناسبته للوظيفة وخاصة إذا أخبرك مسبقًا بحاجته لها، لكن الإحترافية فى إدارة المقابلات الشخصية وطريقة التبليغ بالرد، تلعب دورًا رئيسًا في تحويل هذه العملية من عملية ثقيلة على قلب، إلى عملية  تساعد المتقدم وتشجعه على تطويره مهاراته المهنية والشخصية. 

ففي حالة الرفض، ينصح خبراء الموارد البشرية أن تقوم بإبلاغ المتقدمين بطريقة إحترافية الآتي: 

• أسباب الرفض بوضوح
• نصائح قد تساعد المتقدم في تطوير مهاراته.
• توفير فرصة بديلة إذا كان مسؤول التوظيف يرى المتقدم أنسب في وظيفة أخرى.
• الإحتفاظ بالسير الذاتية حتى في حالة الرفض، وذلك إذا توافرت فرص أخرى أكثر مناسبة. 

أما في حالة القبول، فينصح بالآتي:

• شكر المتقدم على رغبته فى الانضمام إلى الشركة وتثمين مهاراته وخبرته التي سيضيفها إلى المؤسسة. 
• إرسال عرض العمل  بدقة محددًا فيه المهام الموكلة والراتب وتاريخ البدء وقواعد ونظام الشركة.
• منح المتقدم مدة محددة للرد على عرض العمل سواء بالقبول أو بالرفض.
• تحديد ما إذا كان هناك فرصة لإعادة المفاوضات في حالة الرفض أو توفير خيارات بديلة من المتقدمين المناسبين.

كل الاستراتيجيات السابقة تساعدك في قيادة المقابلة الشخصية بنجاح، لكن إذا رغبت في قيادتها كالمحترفين، فلا بديل لديك سوى تعلم المهارات الشخصية والقيادية فى العمل، أما إذا كنت أنت المتقدم للوظيفة وترغب في الاستعداد جيدًأ لهذه المقابلة، فكورس المقابلة الشخصية والسيرة الذاتية هو دليلك الأفضل لذلك.