اقترب من الحصول على الوظيفة بإعداد Cover Letter كالمحترفين

انتهيت لتوك من تصميم السيرة الذاتية الخاصة بك وظننت أنك أنهيت المرحلة الأولى من التقدم للوظيفة، وبمجرد مراجعة سريعة لمتطلبات التقدم، اكتشفت أنك أهملت شرطًا إضافية آخر وهو إرفاق Cover Letter أو ما يسمى بخطاب التغطية أو التعريف، فتتساءل ما المقصود بهذا الخطاب وما أهميته؟ والأهم من كل ذلك كيف يتم إعداده؟! 

لحسن حظك عزيزي القارئ نحن هنا للإجابة على كل هذه التساؤلات، بداية من التعريف بالـ Cover Letter وأهميته، مرورًا بكيفية إعداده والجمل الشائعة استخدام فيه، وصولًا إلى أهم النصائح التي يجب عليك إتباعها لتحظى بـ Cover Letter احترافي. 

ما المقصود بالـ Cover Letter؟  وما هي أهميته؟ 

خطاب التغطية أو الرسالة التعريفية أو خطاب التقديم او Cover Letter هو نموذج يتم إرفاقه مع السيرة الذاتية للمتقدم للوظيفة، بحيث يظهر فيه المعلومات التي تهم صاحب العمل والتي لا يمكن تضمينها في قالب السيرة الذاتية، وعادة ما يتكون من 3 إلى 5 فقرات، ومكون من صفحة واحدة، ولا يتعدى عدد الكلمات فيه الـ 300 كلمة بحد أقصى. 

خطاب التغطية Cover Letter أشبه بنافذة أكثر وسعًا للمتقدم يتمكن من خلالها من التعبير عن نفسه بطريقة فعالة، وذلك عكس ما توفره له السيرة الذاتية من قيود بداية من أقسامها المحددة وكذلك معلوماتها المركزة للغابة؛ ففهي هذا الخطاب يمتلك المتقدم الحرية للتعبير عن نفسه ومهاراته وإنجازاته، بالإضافة إلى سبب اهتمامه بالوظيفة ولماذا يرى كونه الأنسب لها؟!

من خلال Cover Letter يتمكن صاحب العمل أو مسؤول الموارد البشرية من تكوين نظرة كلية عن المتقدم للوظيفة، بحيث يتمكن من خلال قراءة السيرة الذاتية والخطاب التعريفي معًا أن يفهم طبيعة الشخصية التي يتعامل معها وطموحاتها وقدرتها على سعى من أجل تحقيقها بالإضافة إلى تخبط أهدافها وكذلك سعيها نحو النجاح. 

من خلال Cover Letter يتمكن صاحب الوظيفة أيضًا أن يفهم الآنا الشخصية للمتقدم وطريقة رؤيته الموضوعية لذاته وحكمه عليها، فإذا كان يرى نفسه شخصًا مؤهلًا للالتحاق بهذه الوظيفة لأن لديه خبرة ممتدة في المجال، بينما تعكس سيرته الذاتية معلومات مناقضة كونه لا يستمر أكثر من 6 شهور في أي وظيفة يتقدم لها، فهنا الشخص غير موضوعي في الحكم على ذاته ومبالغ في تقدير مهاراته!

يمكن اعتبار الأهمية الكبرى لخطاب التعريف أو Cover Letter في كونه ترجمة واقعية لمقولة " تكلم حتى أراك" فهو فعلًا الوثيقة التي يتمكن من خلالها صاحب العمل من رؤية المتقدم من خلال كلماته وهي الجسر الأول الذي يلتقي عليه الطرفان مقررين ما أن يتقدموا إلى الخطوة الثانية، أو أن يعودوا للخلف! 

بعض أصحاب العمل ومسؤولي الموارد البشرية عادة ما يتجهون لقراءة Cover Letter أولًا، حتى قبل أن يطلعوا على المعلومات الشخصية للمتقدم أو سيرته الذاتية، ولأن هذا الخطاب حتى يتوقف عليه بالكامل الموافقة على إجراء مقابلة معك أم لا، فدعنا نساعدك في الفوز بانطباع أول قوي من أول سطر فيه. 

كيفية إعداد Cover Letter احترافي؟ 

قبل أن نبدأ في شرح طريقة إعداد Cover Letter احترافي، عليك أن تعرف أولًا إن المعلومات التي يجب أن يتضمنها هذا الخطاب، يجب أن تكون مختلفة تمامًا عن تلك المتوفرة في السيرة الذاتية، بحيث يمنح هذا الخطاب لمسؤول التوظيف معلومات إضافية حولك لا مكررة، لذلك أحرص عند تطبيق النصائح اللاحقة أن تطبقها على معلومات جديدة وقيمة فعلًا للـ HR.

خطاب التعريف مثله مثل أي مستند رسمي مكون من أقسام مختلفة، ولكل قسم هيكل محدد يتم الكتابة فيه وفقًا لقواعده، وأقسام الـ COVER LETTER هي التالي: 

1. قسم المعلومات الشخصية 

2. قسم معلومات مسؤول التوظيف أو صاحب العمل 

3. قسم التحية الإبتدائية 

4. قسم الافتتاحية 

5. قسم جسد الموضوع 

6. قسم الخاتمة 

7. قسم التحية الختامية

 لنبدأ بشرح كل قسم بالتفصيل مع ذكر أشهر القوالب المستخدمة فيه كذلك كالآتي: 

لقواعده، وأقسام الـ COVER LETTER هي التالي: 

1. قسم المعلومات الشخصية 

يعد قسم المعلومات الشخصية هو أسهل قسم في COVER LETTER، وهو لا يختلف كثيرًا عن نظيره الموجود في السيرة الذاتية، إنما يعد وجوده ضروريًا في حالة قراءته منفردًا دون الأخيرة، أو في حالة إذا كان طلب الوظيفة اشترط إرسال الخطاب التعريفي فقط. 

يتضمن قسم المعلومات الشخصية كل من: 

1. اسم المتقدم للوظيفة 

2. البلد، الدولة

3. رقم الهاتف 

4. بريده الإلكتروني 

5. رابط حساب لينكدإن LinkedIn إذا وجد 

6. رابط لأعماله إذا وجد.

7. رابط منصة اجتماعية إذا طلب صاحب العمل وجودها.

يتم كتابة هذه المعلومات عادة في أقصى يمين الصفحة في بدايتها، وعادة ما لا يتم كتابة اسم المتقدم فيها، إنما يتم كتابته يسارًا مع المسمى الوظيفي له، كما في المثال التالي: 

 عادة ما لا يتم وضع تاريخ كتابة الـ Cover Letter في مقدمة المعلومات كما في المثال الأخير، لكن البعض يميل إلى تضمينه بهذه الطريقة، كما أن البعض يميل إلى تنظيم المعلومات الشخصية في صورة أفقية لا رأسية كما في الصورة اللاحقة لتوفير مساحة إضافية في الصفحة، وهو غير محبذ من الناحية الاحترافية، كما غير محبذ استخدام الألوان بكثرة أو البهرجة في التنسيقات. 

1. قسم معلومات مسؤول التوظيف أو صاحب العمل 

تأتى المرحلة الثانية في كتابة Cover Letter احترافي في عملية تنسيق المعلومات الخاصة بمسؤول التوظيف أو الشركة التي تتقدم لها، وهو قسم لا يختلف كثيرًا عن قسم المعلومات الشخصية، لكنه هنا مخصص للطرف الثاني في عملية التوظيف. 

يتم كتابة المعلومات الخاصة بمسؤول التوظيف أو صاحب العمل كالآتي: يبدأ المتقدم بكتابة إلى أو TO، ثم يبدأ بذكر المعلومات التالية تباعًا: 

1. اسم الشخص المسؤول 

2. مسماه الوظيفي

3. اسم الشركة المتاحة فيها الوظيفة

4. عنوان الشركة المتاحة فيها الوظيفة

5. تاريخ ارسال الخطاب 

6. البلد، الدولة.

يتم كتابة هذه المعلومات في يسار الصفحة، وتعد مقدمة تمهيدية لبدء الخطاب، وذلك بالتعريف بالمرسل والمستقبل بالتفصيل وكذلك المعلومات المتعلقة بكل منهم، وتظهر في مقدمة الخطاب التعريفي كالآتي: 

البعض قد يخطئ في هذه المرحلة بكتابة كل من المعلومات الشخصية والمعلومات الخاصة بمسؤول العمل في مكان واحد، بحيث يتم ترتيبها تحت بعضها البعض، وللأسف هناك الكثير من القوالب الجاهزة التي تسير على نفس النهج، مما يخيل للمتقدم للوظيفة إن هذا هو الشائع في مجال العمل، لكن هذا بالطبع خطأ فادح، فأنت بهذا التنسيق الرديء تخسر الـ HR من أول ثانية. فالشكل المثالي الذي يجب أن يبدو عليه COVER LETTER الخاص بك هو التالي: 

2. قسم التحية الابتدائية  

قبل أن تبدأ بكتابة افتتاحية احترافية لخطابك التعريفي يجب أن تحرص أولًا أن تعرف اسم مسؤول الموارد البشرية الذي ستخاطبه أو حتى الشخص الذي ستوجه إليه الرسالة أو مسماه الوظيفة، فالافتتاحية يجب أن تبدأ بتحية رسمية لهذا الشخص. 

لا تقلق إذا لم يكن اسم الشخص متاحًا في طلب التوظيف، فالمنصات الاجتماعية ولاسيما المهنية منها كلينكد إن يمكن أن تساعدك في اكتشافه، وعندما تتمكن من معرفته، قم بتوجيه التحية له مباشرًا كالآتي: 

1. Dear Mohammed

2. Dear MR. Salah 

3. Dear MS Maha

4. Dear Miss Dalia 

إذا كانت عملية إيجاد الاسم صعبة للغاية، وتخشى أن تقع في خطأ ذكر اسم خاطئ، فيمكنك تجنب هذا بمخاطبة المسؤول عن الوظيفة مباشرة أو القسم التي ترغب في الانتقال إليه، أو بتوجيه الرسالة إلى مجهول كالتالي: 

1. Dear Hiring Manager 

2. Dear Marketing Manager

3. Dear Human Resources team leader 

4. To Whom It May Concern

3. قسم الافتتاحية

بالأقسام الثلاثة السابقة تكون قد أنهيت الهيكل الأساسي لكتابة مقدمة الخطاب، وأنت الآن على موعد مع مقابلة أهم الأقسام وأكثرها أهمية في الـ Cover Letter؛ حيث عادة ما يميل مسؤولو التوظيف إلى الانتقال إلى هذا الجزء مباشرًا بدلًا من معاينة المعلومات الشخصية للمتقدم للوظيفة أو معلوماتهم التي يعرفونها مسبقًا. 

تقع أهمية الافتتاحية في Cover Letter  على كونها الخط الرفيع الذي يفصل ما بين رغبة المسؤول في متابعة قراءة خطابك أو بتجاهله وتنحيته للخلف، لذلك إذا كنت ترغب في هذه الوظيفة حقًا وتسعى للفوز بانتباه مسؤول التوظيف، فهذا القسم يجب أن يحظى بكل اهتمامك. 

الافتتاحية هي أشبه بملخص عام لك، بحيث يمكن اعتبارها تعريف موجز وشامل في نفس الوقت عن المتقدم للوظيفة، وعن سبب اهتمامه بها، بحيث تتضمن هذه الافتتاحية كل من المسمى الوظيفي للشخص المتقدم إذا وجد -إذا لم يوجد يمكن الحديث عن مستواه المهني أو التعليمي-سنين الخبرة، المجال المهتم به، الوظيفة المقدم عليها، مدى اهتمامه بها. 

هناك الكثير من المواقع التي تقدم قوالب جاهزة فيما يتعلق بكتابة افتتاحية جذابة ومؤثرة للـ Cover Letter، بحيث يمكن التعديل عليها لتتناسب مع طبيعة الوظيفة المقدم إليها، ومن هذه المواقع موقع، thebalancecareers، zety، jobseeker، novoresume، indeed وغيرها، ومن هذه الأمثلة الآتي: 

4. جسد الموضوع 

يتعلق هذا القسم بشكل أكبر بالمهارات التي يمتلكها الفرد وكذلك إنجازاته وكل ما هو مهم لصاحب العمل أن يعرفه عن المتقدم للوظيفة، بحيث يتحدث فيه بشكل أكثر تفصيلًا عن الأسباب التي دفعته إلى التقدم للوظيفة؟ لماذا يرى أنه مناسبًا لها؟ ما الذي يميزه عن الآخرين؟ ما الذي يمكن أن يضيفه إليها، لماذا على مسؤول التوظيف اختياره. 

يمكن أن يقوم المتقدم للوظيفة بذكر الأسباب التي دفعته للتقدم للوظيفة بشكل تعداد نقطي أو رقمي منظم، كما يمكنه فعل نفس الشيء مع تنسيق مهاراته في البداية، والأفضل أن يقوم بذكرهم في جسد الخطاب بالتفصيل، بحيث يوضح كيف استغل هذه المهارات في خبراته السابقة وكيف أفادت العمل فيما قبل، وكيف يمكن تسخيرها في المستقبل لخدمة العمل المتقدم إليه. 

إذا كانت الشركة تنوي العمل على مشروع ما في المستقبل أو قد حققت انجازًا مؤخرًا أو لديها مخطط ما يقع في دائرة اهتمامها، وأنت بأبحاثك المسبقة قد اكتشفت ذلك، قم بذكر ذلك في الخطاب موضحًا اهتمامك الخاص بأعمالهم وشغفك لتكون جزء منها.

من المحبذ أن يقوم المتقدم للوظيفة بذكر الإنجازات التي تمكن من تحقيقها في خبرته السابقة، بالإضافة إلى تسليط الضوء على المهارات والأهداف التي تدخل ضمن خطته المستقبلية في التعلم والعمل. من الأفضل أيضًا أن يتم توضيح اهتمام المتقدم بهذه الوظيفة بالذات ولا أي وظيفة، بحيث يتمكن صاحب العمل من الشعور بشغفك ورغبتك فيها من خلال صياغة الجمل والإلمام بالمعلومات الخاصة بها كذلك. 

ومن بعض الأمثلة الخاصة بكتابة جسد خطاب التعريف أو Cover Letter الآتي: 

5. قسم الخاتمة 

تأتي الخاتمة بمثابة خفض الستار عن المستند الذي يفصل بينك وبين الحصول على الوظيفة المرتقبة، لكن لكي تكون الخاتمة محترفة كما باقي خطابك، عليك أن تحرص على النقاط الآتية: 

1. قم بربط المعلومات اللاحقة بما قبلها، بحيث يكون هنالك تناسق منطقي في عملية سرد المعلومات. 

2. يمكن أن تتضمن الخاتمة معلومة إضافية ترغب في إعلام المسؤول عن التوظيف بها.

3. يتم فيها الإشارة إلى المستندات المرفقة مع الرسالة الإلكترونية ولاسيما السيرة الذاتية.

4. يتم الإشارة فيها إلى رحابة صدرك في تلقي أي أسئلة أو استفسار وجاهزيتك للرد عليهم

5. يجب أن تتضمن شكر خاص لمسؤول التوظيف أو الشركة بشكل عام أو الفريق الذي ترغب الانضمام إليه.

6. يجب أن تتضمن دعوة إلى إجراء ما في نهايتها، أي أن تنتظر منهم مكالمة هاتفية أو رسالة على البريد الإلكتروني، أو تواصل بشأن إعداد مقابلة شخصية أو إرسال تقييمها الشخصي لك. 

6. قسم التحية الختامية 

كما في قسم التحية الابتدائية، سنكرر العملية مرة أخرى ولكن هذه المرة بمنح المسؤول عن التوظيف الوداع الرسمي المناسب، والذي فيه تختفي مصطلحات كـ  best wishes أو bye  أو Take Care أو Have a Nice Day، ويأتي بدلًا منها هذه المصطلحات: 

1. Sincerely

2. Respectfully yours.

3. Best regards

4. Sincerely yours,

5. Thank you for your consideration,

6. All The Best

ثم في النهاية أرفق توقيعك الشخصي اسفلها، وراعي هنا أن يتم كتابته بنفس الطريقة التي تمت كتابته بها في أول الخطاب، فمثلًا إذا كنت كتبت اسمك الأول ولقب العائلة مباشرًا في بداية الخطاب، فلا تقم بالتوقيع باسمك الأول والثاني فقط. 

9 نصائح للحصول على Cover Letter كالمحترفين

 والآن بعدما تحدثنا على طريقة إعداد Cover Letter بالتفصيل، بالإضافة إلى أشهر الجمل المستخدمة وفيه وكذلك طريقة الصياغة، دعنا الآن ننتقل إلى المستوى الاحترافي، حيث نمنحك بعض النصائح الإضافية التي ستقربك من الحصول على الوظيفة المنتظرة بالسهولة: 

1. جمع معلوماتك أولًا، فقبل أن تبدأ في كتابة الخطاب وتنجرف وراء الحديث الذاتي عن نفسك، قم بالبحث عن كافة المعلومات المتعلقة بالشركة وقم بتسخير هذه المعلومات لصالحك، فيمكنك الوصول على فكرة تغير من طريقة بدء الخطاب بالكامل. 

2. لا تستفيض في شرح المعلومات أو في ذكر الكثير من التفاصيل الشخصية التي لا تهم صاحب العمل، اذكر فقط ما يعد نقطة لصالحك إذا ذكرته وكذلك المرتبط بشكل مباشر بمتطلبات الوظيفة واحتياجاتها. 

3. حافظ على لغة ونبرة واحدة في الخطاب ككل، فإذا كنت ستتحدث بلغة رسمية فأبقى الأمر على ذلك حتى النهاية، إذا كانت ثقافة الشركة أكثر انفتاحًا ولا تطلب خطاب رسمي، فلا تخلط الفقرات بين العامية والرسمية في نفس الوقت. 

4. أمنح مسؤول التوظيف نظرة عن مستقبلك لا توفره له السيرة الذاتية، فينم تركز الأخيرة على خبراتك السابقة، أجعل Cover Letter يخبره ماذا تنوي أن تفعل في المستقبل. 

5. تجنب أي أخطاء نحوية أو إملائية في كتابة الخطابة فهذا يعكس قلة احترافية من جانبك، كما أحرص أن تكون صياغة الجمل قوية وصحيحة، بحيث لا يجد المسؤول عن التوظيف نفسه أمام جمل ركيكة لا معنى لها. 

6. عظم قيمتك الشخصية للعمل، وذلك بتوضيح التأثير الذي ستظن أنك ستقوم به إذا حصلت على الوظيفة مدعمًا ذلك بالأدلة والمهارات وكذلك المعلومات التي تمتلكها والتي جمعتها كذلك عن المؤسسة.

7. تمكن من التعبير بشغف عن نفسك بطريقة تجعل الأخرين يرغبون في معرفة المزيد عنك، طريقة تجعلهم يتطلعون إلى مقابلة شخصية يتعرفون بها على هذا الشخص الذي استطاع أن يبيع قصته من خلال الكلمات وتمكن في ثواني معدودة من الفوز بكامل إنتباهم. 

8. ابتعد عن الإطالة وأبقى الأمر مختصرًا قدر الإمكان، بحيث تمحى كل ما يمكن إزالته وتعيد صياغة كل ما هو ركيك، وتختصر ما هو طويل. 

9.  اعرض Cover Letter  على بعض الأشخاص المحترفين في دائرتك الشخصية وخذ برأيهم فيه وبناء على تقييماتهم قم بالتعديل والتطوير ليظهر بمظهر أكثر احترافية لمسؤول التوظيف. 

والآن بعد ان تحدثنا بالتفصيل عن آلية إعداد Cover Letter احترافي بالتفصيل، أنت الآن على بعد خطوة واحدة من الحصول على الوظيفة المرتقبة، لكن هذه الفرصة قد تضيع إذا كنت لا تمتلك المهارات الكافية لإجراء مقابلة شخصية interview ناجحة. 

مع ذلك، لا داعي للقلق بخصوص هذه النقطة أيضًا، فكما تحدثنا قبلًا عن مهارة إعداد السير الذاتية، والآن عن خطاب التغطية، لن نتركك في أخر خطوة لك للحصول على الوظيفة المرتقبة، بل سندعمك فيها أيضًا باقتراح كورس مهارات إجراء المقابلة الشخصية المقدم من أكاديمية إعمل بيزنس، وهو كورس شامل سيساعدك لا على التخلص من التوتر والقلق فحسب، بل على الفوز بالوظيفة كذلك.  

كورس إجراء المقابلة الشخصية بخصم 50%