الشركات دايما بتحاول تحمي اسمها وسمعتها عند العملاء بتوعها وتمنع أي حاجة أو عامل ممكن يؤثر على صورتها، حتى لو كان الموظفين بتوعها، وفي سبيل ده كتير من الشركات بقت مش هنقول بتراقب ولكن بتاخد بالها " حبتين تلاتة" من الحسابات الشخصية للموظفين على السوشيال ميديا وبتوصل لحد فصلهم أو مجازاتهم لو اتكلموا عن الشركة أو منتجاتها بشكل سلبي.

السوشيال ميديا دلوقتي بقت جزء رئيسي من حياتنا، لأنها تعتبر الوسيلة الأهم في التعبير عن الرأي عند معظم الناس ومن ضمنهم أكيد الموظفين بتوعك، ففي 2018 وصل عدد مستخدمين الفيس بوك لحوالي 2.23 مليار شخص، وانستجرام لحوالي مليار شخص، وتويتر إلى 336 مليون شخص، كل الأرقام دي بتزود احتمالية إن غالبية موظفيك هيكون لهم حسابات شخصية على السوشيال ميديا.

وبالرغم من إن الحسابات دي شخصية للموظفين بيعبروا فيها عن وجهات نظرهم الخاصة بيهم، ومش من حق حد يقولهم يكتبوا ايه وميكتبوش إيه إلا إن من الممكن جدا أن أراء الموظفين دول تسبب ضرر للشركات حتى لو بدون قصد.

وعشان كده كتير من الشركات بدأت إنها تحط مجموعة قواعد وإرشادات مش بس لفرق عملها اللي شغالة في التسويق وخدمة العملاء "اللي بيتكلموا باسم الشركة" ولكن كمان لبقية الموظفين اللي بيستخدموا السوشيال ميديا خارج الأقسام دي، الإرشادات دي مش من المفترض إنها تحدد للموظفين الطريقة اللي يستخدموا بيها السوشيال ميديا ولكن بتعرفهم على الطريقة المناسبة لو حبوا يتكلموا عن الشركة في حساباتهم الشخصية، ومن الإرشادات دي:

• شجعهم على إنهم يكتبوا وظيفتهم على صفحتهم الشخصية: بما إنك اخدت وقت في محاولة تعيين أفضل الأشخاص عندك، فلازم تكون فخور إنهم الموظفين بتوعك وهما يكونوا فخورين بالشغل عندك، ده غير إن كل ما زاد عدد الناس المرتبطين بعلامتك التجارية كل ما زاد تواجدك على محركات البحث وبين جمهورك المستهدف، فدلوقتي كمان أي شخص قبل ما ينضم لأي شركة بحاول يبحث عنها على السوشيال ميديا عشان يتعرف على الشركة وثقافتها والموظفين اللي فيها وازاي بيتكلموا عن الشركة وبيقولوا إيه.

• شجعهم على مشاركة قصص وأخبار ونشاطات الشركة: زي ما موظفين التسويق بيدوروا على قادة الرأي والمدونين والانفلونسرز عشان يشاركوا الأخبار عن الشركة لازم الشركات تشجع موظفيها على مشاركة أخبار الشركة ونشاطاتها المهمة كمان، فمن ناحية ده هيساعد الشركة على الانتشار ومن الناحية التانية ده هيساعد الموظفين بطريقة غير مباشرة على معرفة المواضيع اللي ممكن يتكلموا فيها بخصوص الشركة.

• عدم نشر أي معلومات سرية تخص الشركة: لازم يتم توضيح بشكل كامل إن الموظفين مينفعش ينشروا أي معلومات سرية أو قانونية خاصة بالشركة أو ملاكها أو عملائها أو موظفيها، ولازم يكون في شخص مسئول ممكن الموظفين يرجعوا إليه في حالة لو حابين يستفسروا عن أي معلومة ممكن تقع تحت الخانة دي، ده إن ممكن يتم تضمين إن مخالفة الكلام ده ممكن يؤدي لمجازاة الموظف أو فصله من الشغل.

• عدم الرد على أي منافس أو أي تعليقات سلبية لها علاقة بالشركة: في حالة لو كانت الشركة بتتعرض لهجوم من متصفحي الإنترنت أو من منافس للشركة، فبيكون الوضع مغري للموظف إنه يرد دفاعا عن الشركة وصورتها، الحكاية دي ممكن تؤدي لنتائج أسوأ في حالة لو الموظف ده رد بطريقة غير لائقة أو دفاعية، وعشان كده من الأفضل على الموظفين إنهم يبلغوا قسم السوشيال ميديا للرد بطريقة محترفة.

• احترام الاختلافات: لازم يتم توضيح إن الشركة مش هتتهاون في أي تمييز عنصري ممكن يقوم بيه الموظف سواء على مستوى السن، الجنس، العرق، اللون، الدين وغيرها من وسائل التمييز العنصري.

• وضح العقوبة في حالة مخالفة القواعد: السوشيال ميديا من أهم مزاياها زي ما قولنا إنها بتدي فرصة التعبير عن الرأي لكل الناس، وبما إن مش من حق الشركات إنها تمنع موظفيها من التعبير عن رأيهم في أي شيء، إلا إنها من حقها معاقبة الموظف في حالة لو كان سبب في تكوين سمعة سيئة عن الشركة وكل اللي يتعلق بيها.

شركة Best Buy مثلا من الشركات اللي حاطة مجموعة قواعد إرشادية توجه بيها استخدام السوشيال ميديا للموظفين بتوعها، منها إنك في حالة لو بتشارك برأي في شيء يتعلق بمجال عملك فلازم تقول الوظيفة اللي بتربطك بالشركة وتوضيح إن ده رأيك الشخصي، كمان هي بتشجع موظفيها على أنهم يتصرفوا بطريقة أخلاقية وبمسئولية عن طريق احترام جميع الاختلافات وإنهم ميكشفوش عن أي معلومات قانونية أو سرية أو أي أرقام مالية أو تشغيلية غير معلنة، وفي النهاية الشركة بتوضح إن مخالفة الإرشادات دي ممكن تؤدي لفصل الموظف ده غير الخساير اللي ممكن تحصل للشركة نتيجة لأفعال من السهل تجنبها، وعشان كده شعارها "احمي شركتك ..احمي نفسك".

في النهاية أفضل نصيحة ممكن تتقدم للموظفين هو إنهم يعتمدوا على التفكير المنطقي السليم لو هينشروا أو هيكتبوا أي تعليق على السوشيال ميديا، فلو مثلا في أي منشور أو تويتة أو صورة شايف إنها ممكن توقعك في مشكلة عشان بتحرض على الكراهية أو العنف أو إنها غير مهنية، فياريت متنشرهاش فعلا.