غياب الموظفين أمر طبيعي، لأن كل موظف معرض في أي لحظه إنه يتعب أو تحصله مشكلة أو يكون عنده حالة وفاة أو أي ظرف طارئ، بس ده ممكن يحصل مرة أو مرتين في الشهر، لكن اللى مش طبيعى إن الموظف يغيب كل أسبوع أو يجي يوم ويغيب عشرة!

ولأن الغايب أحيانا بتكون حجته معاه، ومش كل موظف بيغيب كتير يبقى متسيب ومهمل في الشغل، يبقى لازم تبدأ تدور وتعرف الموظف بيغيب ليه ؟

وغياب الموظفين (بعيداً عن الأسباب الشخصية) له أسباب كتير، منها عدم رضا الموظف عن الشركة، أو المرتبات، أو المديرين أو بسبب طبيعة الشغل نفسه (شغل ممل، مرهق أو الموظف بيشتغل في وظيفة مش مناسبة لمهاراته) بالإضافة لأسباب تانية زي:

- عدم وجود مرونة في العمل.

- المعاملة السيئة أو المضايقات من الزملاء.

- عدم الشعور بالراحة والانسجام مع الزملاء.

- الإرهاق والإجهاد بسبب ضغط الشغل المستمر.

- عدم تقدير أو تحفيز الموظفين.

- عدم المساواة في المهام بين الموظفين.

وعشان الأسباب كتير، لازم قبل ما تاخد أي إجراء قانونى تجاه الموظف المتغيب، تعرف أسباب غيابه الحقيقية، من خلال المقابلات أو المكالمات الفردية مع الموظف نفسه أو من خلال عمل استطلاع رأى للموظفين، وبعد ما تعرف الأسباب هتقدر تكون صورة أفضل تساعدك تاخد القرار المناسب أو تحل المشكلة بأنسب طريقة ممكنة، وفي حالة إن غياب الموظف نتيجة لظروف شخصية زى إنه بيشتغل شغل تانى مثلاً أو بيرعى حالة مريضة، لازم يكون عندك تقدير للظروف وانت بتطبق الجزاءات، وتحاول تساعد الموظف لو قدامك أي حلول حسب طبيعة نظام العمل، لكن لو غياب الموظف نتيجة أسباب أو مشاكل في الشركة، يبقى ممكن تستخدم أكتر من طريقة عشان تقلل نسبة الغياب، زي:

• التحفيز وتقديم المكافآت للموظفين: ممكن تشجع الموظفين إنهم يغيبوا أقل من خلال التحفيز سواء المادي أو المعنوي، يعنى مثلا تحدد مكافآت وحوافز مالية للموظف صاحب أقل نسبة غياب كل 3 شهور، أو تضيف زيادة شهرية ثابتة للموظف الملتزم بعد التزامه لفترة 6 شهور مثلا، وممكن تستخدم طرق تانية زى إنك تختار الموظف المثالي كل شهر ويكون هو أكتر موظف ملتزم ضمن فريق العمل، كمان لازم تظهر إعجابك بأعمال والتزام الموظفين وتشجعهم على الاستمرار، ومع الوقت هتشوف نتيجة التحفيز والمكافآت دى من خلال انخفاض نسبة الغياب.

• جعل بيئة العمل أكثر مرونة: معظم الدراسات بتقول إن الشركات اللى عندها مرونة أكثر في العمل، بيكون فيها إنتاجية أعلى ونسبة غياب أقل، عشان كده حاول دايماً تخلى فى مرونة في نظام الشغل، زى وجود ساعات عمل مرنة، يعنى مش لازم الموظف يجى 9 ويمشى 5، ممكن تكون ساعات العمل مفتوحة بحيث أي موظف يتأخر الصبح يقدر يعوض التأخير ده بدل ما يختار إنه يغيب على إنه يجى الشغل، إلى جانب إمكانية السماح للموظفين إنهم يشتغلوا من البيت فى حالة وجود سبب لده زي بعد المسافة بين البيت ومكان العمل.

وجود فكرة المرونة دى هتساعد الموظف إنه يوازن بشكل أكبر ما بين الشغل وظروفه الشخصية وبالتالي هتساعد على تقليل نسبة الغياب.

• محاولة التخلص من سيطرة الإجهاد على الموظفين: وفقا للجنة الوطنية للصحة والسلامة فى الولايات المتحدة، الإجهاد المرتبط بالعمل هو واحد من أهم الأسباب غياب الموظفين المتكرر، والإجهاد ممكن يكون نتيجة العمل المكثف والضغط أو العمل لساعات إضافية بشكل مستمر، وبالتالى الموظف هيروح من الشغل متأخر و مرهق ومش هيقدر يجى تانى يوم! عشان كده لازم دايماً تراعي الموظف وتقدر مجهوده وتطلب منه مهام يقدر ينفذها خلال ساعات العمل، وفى حالة العمل لساعات إضافية لازم يكون بمقابل مادى، وكمان لازم يكون المرتب من الأساس يكافئ المجهود اللى بيبذله فى الشغل، إلى جانب إنك تحاول تهيئ للموظفين ظروف مناسبة للعمل من خلال توفير إضاءة مناسبة وتهوية جيدة وكراسي مريحة وأماكن وأوقات للراحة خلال اليوم وهكذا، و كمان لازم تشجعهم ياخدوا أجازات في حالة إن وضع العمل مستقر.

• خلق بيئة عمل سعيدة: مين يحب يروح الشغل وهو بيتعرض كل يوم لمضايقات من زمايله أو مديره؟ مين يحب يروح الشغل لو بيجتهد ومحدش بيقدر مجهوده؟ أو مش حاسس إن فى مساواة بينه وبين زمايله فى توزيع المهمات؟

بيئة العمل اللى بتفتقد المشاركة والمحبة والمساواة بين الزملاء، أو بتفتقد التحفيز والشعور بالإنجاز هى سبب رئيسي لاستمرار غياب الموظفين، و إنت كمدير أو شخص مسئول دورك هنا التصدى لأي مضايقات أو إساءة بين الموظفين، وكمان تشجع روح المشاركة والتواصل بين الزملاء، وتحفزهم، وتساعدهم يطوروا مهاراتهم باستمرار.

النقط ديه في النهاية هتشجع الموظفين إنهم يروحوا الشغل وهتخليهم يشعروا بالسعادة فى العمل وهتحسن من أدائهم وبالتالي هتساهم بشكل كبير فى تقليل نسبة غياب الموظفين.

خلاصة القول إنك كمدير أو مسئول موارد بشرية لازم تعرف إن الغياب المتكرر والتأخير المستمر هو مشكلة لازم تحلها، لأن التزام الموظفين هو واحد من أهم عوامل نجاح أي مشروع، عشان كده لازم تعرف الأسباب الحقيقية لغياب الموظفين وتشتغل عليها بشكل إيجابي يساعدك تحل المشكلة وتقلل من نسبة الغياب.