82% من الناس لا يهتمون بأهمية إدارة الوقت فى مجال العمل!

هذه الإحصائية تمنحك لمحة سريعة عن سبب قلة عدد رجال الأعمال الناجحين فى العالم؛ فمهارة إدارة الوقت هي واحدة من أهم المهارات التي يتخذها رجال الأعمال كشعار لهم جنبًا إلى جنب مع شعار " اعمل بذكاء وليس بجهد".

فى هذا المقال سنأخذك فى جولة شاملة حول مفهوم مهارة إدارة الوقت وأهميتها والطريقة المثلى لإستغلالها، بحيث ترسم طريقك للنجاح وتصبح واحدًا من نسبة الـ 18 % الفائزة الأخرى.

ما مفهوم إدارة الوقت فى مجال الأعمال؟

هى استراتيجية من استراتيجيات التخطيط الفعالة وفيها يتم التحكم فى الوقت المبذول بهدف تحقيق أكبر قدر ممكن من المهام، بجانب الحفاظ على عاملي الإنتاجية والجودة. فعملية إدارة الوقت هي عملية منظمة ومدروسة بهدف الوصول إلى الاستخدام الأمثل للزمن بما يخدم مصلحة الشركة من جهة، وراحة العامل النفسية والجسدية من جهة أخرى.

فعملية إدارة الوقت تمثل عاملًا مهمًا فى منع الشركة من السقوط فى الهاوية، وتمنع العامل من الشعور بالعجز أو إساءة الإستغلال الذى يدفعه لترك العمل أو عدم الإهتمام بالجودة المطلوبة.

تتعدد مساوئ عدم الإهتمام بإدارة الوقت فى مجال العمل كالآتى:

تراكم المهام وعدم تسليمها في الوقت المحدد

فى ظل تطورات العمل المستمرة وتعقيدات المهام الوظيفية، اصبحت العملية الإنتاجية متصلة ببعضها البعض بشكل قد يؤدي بتأخير أى فرد عن تسليم مهامه، إلى تأخير أقسام كاملة أخرى عن متابعة عملها.

ضعف الإنتاجية

تمثل الإنتاجية واحدة من أهم العوامل المؤثر فى تقييم العامل وأدائه الوظيفي، ففى ظل متطلبات العملاء المستمرة، أصبحت زيادة الإنتاجية هى الفرصة الوحيدة لتعويض الفرق الشاسع ما بين العرض والطلب. فعدم القدرة على تنظيم الوقت وإدارته بشكل مثمر على مدار اليوم، سيؤثر بالسلب على كمية المهام التى يتم تنفيذها فى اليوم، بجانب جودة وإنتاجية ما يتم تنفيذه.

الشعور بالضغط الزائف

كثرة المهام اليومية التي يتلقاها العامل، بجانب ضغط بيئة العمل، غالبًا ما يدفع العمال إلى الشعور المزيف بالضغط الغير محتمل. هذا الشعور الزائف يجعلهم يهدرون الوقت فى الشكوى أكثر منه فى تقسيم العمل.

عدم القدرة على الموازنة بين الحياة الشخصية والحياة العملية

الموازنة بين الحياة الشخصية والعملية، أصبحت من أكبر تحديات العصر الحالى، ومع تطور المسؤوليات والمهام الوظيفية، أصبحت هذه المعادلة صعبة المنال فى وجود 82% من البشر لا يهتمون بأهمية إدارة الوقت فى العمل من الأساس، بل ربما بالنسبة إليهم تعد ضربًا من ضروب الخيال.

التأثير على الصورة الاعتبارية للشركة

تخيل معى أن تسمع عن شركة جميع موظفيها لا تهتم بالوقت، دائمًا ما يوجد خلل فى عملية التسليم، المهام لا تنتهي، العملاء دائمًا غاضبون، الشكاوى لا تنتهى، ولا يوجد هناك من يبحث عن حل، هل سترغب فى التعامل مع هذه الشركة؟ هل سترشحها لأى حد رغم إعجابك بخبرات أصحابها العملية، هل ستراها شركة إحترافية أم مجموعة من الهواة؟!

بالطبع لن ترغب فى التعامل مع هذه الشركة على الإطلاق، فعملية إدارة الوقت تمثل عامل مهم في التأثير على الصورة الاعتبارية للشركة وجودة ما تقوم بإنتاجه. فإذا كان موظفيها لا يهتمون بالوقت، فمن يدرى ربما يتسبب ضغط عملية التسليم، فى شحن المنتجات بدون التأكد من عوامل السلامة، أو عدم مراعاة لقواعد الجودة، أو أن يتم إنتاجها بعيدًا عن المواصفات المطلوبة، أو أن يتم تجاهل طلبات العميل تمامًا.

كل هذه المساؤي وغيرها تمثل جانبًا ضئيلًا من الجوانب السلبية التي يتسبهها عدم الإهتمام بإدارة الوقت فى مجال العمل. ولعلك من النظر إلى ما سبق قد استخلصت أهمية هذه المهارة وتأثيرها على مجال الإنتاج.

أهمية إدارة الوقت فى مجال العمل

تتمثل أهمية إدارة الوقت فى مجال العمل كونه اشبه بعامل الإرتكاز، فهو القادر على الحفاظ على توازن العملية الإنتاجية فى الشركة، والداعم لها في عملية نموها وتحقيقها للأرباح؛ فعملية إدارة الوقت تساهم في:

خلق بيئة عمل إيجابية يتم فيها تسليم المهام الوظيفية فى جداولها المحددة بدون عراقيل أو مشاحنات جانبية بين الأفراد العاملين.
تحسين الإنتاجية بشكل يخدم متطلبات الشركة وأهدافها، ويعزز على الجانب الآخر من شعور العامل بقيمته وأهمية دوره في عملية الإنتاج.
تساعد فى تحديد الأولويات الضرورية للشركة وتقسيمها فى هيئة نقاط محددة تخدم أهداف الشركة ورؤيتها المستقبلية.
تمنح الموظفين المرونة فى إستغلال وقتهم، مما يساعدهم فى عملية التطوير الذاتى ويدعم فرصهم للترقي الوظيفي السريع..

7 استراتيجيات ناجحة لإدارة الوقت فى العمل

تتعدد استراتيجيات إدارة الوقت فى العمل، لكننا فى هذا المقال سنركز على أهمها وأكثرها تأثيرًا كما يلى:

تحديد الأولويات

تساعد مهارة إدارة الوقت صاحبها فى النظر إلى الأمور بشكل أكثر دقة، فمنها يستطيع معرفة أى الأهداف هى الأولى بالتنفيذ، وأيهم يمكن المخاطرة بتأجيله. أى المهام ضرورية فى العملية الإنتاجية، وأيهم يمثل عبء على العمل؟ أيهم يمكن تقسيمه إلى أهداف رئيسية وأخرى جانبية؟

وضع الأهداف

بعد تحديد الأولويات الخاصة بالعمل، يمكنك حينها معرفة المهام الرئيسية التى يتطلبها العمل، وصياغة هذه المهام فى هيئة أهداف تتنوع من حيث : أهميتها، المدة الزمنية المحددة لتحقيقها، قابلية التعديل، ونوع الصلاحيات المقدمة لأصحابها.

حدد الوقت

" تستطيع أن تؤجل المهام كما تشاء بعكس الوقت"

الوقت لا يتكاثر ذاتيًا نعم، لكنه نسبى كذلك. فعندما تبدأ بأداء مهامك وتشعر بضغط كبير بسبب كثرتها، تذكر جيد أن الوقت يمكن تطويعًا بهدف تحقيق الأهداف المرغوبة فى الوقت المحدد. فإذا رغبت فى السيطرة على وقتك وتنفيذ المهام المطلوبة بجودة عالية، كل ما عليك فعله هو تحديد وقت محدد لكل مهمة مطلوبة، وتنفيذها خلال هذا الوقت.

لست بالرجل الخارق

انت لست بالرجل الخارق، تذكر هذا جيدًا عندما تتطوع فى العمل على العديد من المشاريع خلال وقت واحد؛ تعدد المهام مهارة مطلوبة نعم، لكنها فى الوقت ذاته نقمة لصاحبها إذا ما ساء استغلالها. لذلك احرص على تسلم عدد معين من المهام خلال اليوم، وقم بتقسيمها بشكل متتالي مع تحديد الوقت المحدد لتنفيذها بدقة.

ابتعد عن التشويش

احرص دائمًا أن تبتعد عن مصادر الضوضاء والتشويش أثناء أداء مهامك الوظيفية، فإذا كان هناك قابلية لإختيار مكان هادئ ومناسب للعمل فيه، قم بالعمل فيه. أما إذا لم يكن هذا خيارًا مناسبًا، فيمكنك أما اللجوء لقسم الموارد البشرية لحل هذه المعضلة، أو عن طريق التدريب الذاتى لتجاهل المثيرات المحيطة.

خذ قسطًا من الراحة

الرغبة فى تسليم المهام وسرعة إنجازها -دون الإخلال بجودتها- أمر حميد بالطبع، لكنه لعنة أيضًا إذا كنت من أصحاب البحث عن المثالية؛ فهذا النوع من الشخصيات قد لا يرضيه أبدًا الشعور بالخلل أو عدم القدرة على تنفيذ أكبر قدر من المهام خلال اليوم الواحد، وقد يبحث عن مهام إضافية دون الإهتمام براحته النفسية أو الجسدية. لذلك تذكر جيدًا أن لبدنك عليك حقًا وأن تعمل على تحقيق المعادلة المثالية ما بين الجودة والإنتاجية العالية والصحة النفسية والعقلية الجيدة.

انقد خطواتك

أنت لست منزهًا عن الخطأ، تذكر هذا جيدًا وأنت تحدد أهدافك وتصيغ طريقة تحقيقها، لذلك لا مانع من إعادة النظر فى هذه الأساليب أو عرضها على الأخريين بهدف معرفة أساليب أخرى أكثر عملية ومرونة من خاصتك.

فى النهاية، فإن أهمية إدارة الوقت فى مجال العمل لا يسعها مقالًا واحدًا للحديث عنها، ولكننا فى هذا المقال حاولنا أن نستفيض فى شرح أهمية هذه المهارة وأهم الاستراتيجيات الفعالة فيها، وإذا رغبت فى فهم أوسع لهذا المجال، كل ما عليك فعله هو النظر فى كورس مهارة إدارة الوقت المتخصص والمتاح على منصتنا الإلكترونية.